1. 周りの力を存分に使う!「出張」の申請を英語で書く時に活用すべき2つのモノ

周りの力を存分に使う!「出張」の申請を英語で書く時に活用すべき2つのモノ

by kanegen
 職場に英語を導入する企業が増えていますが、職場によっては出張申請書の作成を英語でしなければならないケースもあります。出張の申請の書類は会社における公の書類である以上、いい加減な書き方で提出するわけにはいきません。英語力に自信のある人なら書類作成には何の問題もありませんが、あまり英語が得意でない人の場合はどうすればいいのでしょうか。

 今回は、英語が得意ではない人に向けた出張申請書を英語で書かなければならない時の対処法について解説します。

1. 前例を参考にする

 前にも出張の申請を英語で書いた人がいるのであれば、その人の作成した書類を参考にしたり、本人に作成方法を聞いたりすれば、英語が苦手な人でも正しく出張申請を英語で書くことができるでしょう。

 書類は厳重に管理されている職場もあれば、比較的管理の緩い職場もあります。申請の書き方の参考にしたいという理由であれば、閲覧が却下されることはまずありません。会社側にとっても、出張申請の形式はそろっていた方が処理する時の手間も省けます。

 前例がサンプルとして手に入ったら、出張申請者氏名・日付・目的・行き先・日程等の項目だけを書き換えて書類を作成すれば、立派に通用する出張申請が出来上がります。

 職場で前例がない場合は、インターネットを活用してテンプレートを検索してみましょう。ビジネス書類のテンプレートは色々な種類がありますし、英語で書類を作成する場合のテンプレートも用意されています。もし、日本語で説明されているテンプレートが見つからない場合は、英語で検索をかけてみましょう。

2. 英語が得意な人に頼む

 自分の英語力に自信が無いのであれば、英語が得意な人に出張申請用の書類作成を頼むのも一つの方法です。申請用の書類はそれほど複雑なものではないので、手の空いている人であれば応じてもらえる可能性は低くありません。

 ただし、依頼をする際は、引き受けてくれた側がすぐ仕事ができるように日付や目的、出張先等申請に必要な情報はメモにまとめてすぐ渡せるようにしておきましょう。また、依頼を引き受けてもらったら、後のフォローを忘れないでください。「ありがとう」と一言お礼は必ず言うようにしましょう。


 英語力を高めることは重要ですが、不足している英語力をいかに補うかという工夫も重要なビジネススキルです。仕事で使う英語では、複雑な表現を求められることはまずありません。シンプルでも確実に伝わる英語の方が、ビジネス英語としては重要です。一度書類を完成させてしまえば、次の機会からはその応用で書類を完成させることができるでしょう。

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