1. 確認がキーポイント!仕事で相手に理解してもらう為のコミュニケーション術

確認がキーポイント!仕事で相手に理解してもらう為のコミュニケーション術

by cortto
 相手の言っていることを誤解なく理解するためには、十分なコミュニケーションをとって確認しながら話をすすめていくこと必須ですが、それをスマートに行うのはなかなか難しいことです。コミュニケーション不足で誤解が生じ、仕事がうまくいかなかった経験がある人も多いのでは。

 話の内容を一語一句確認しすぎると「ほんとに話を聞いているのか?」と相手を不快にさせる場合もあります。また、まったく内容を復唱・確認せずに「わかりました」と相槌を打つと「ちゃんとわかっているのか?」と相手を不安にさせる場合もあります。どのようにすれば、スムーズなコミュニケーションをとることができるのでしょうか。

1. 事前の下調べを行う

 例えば、コンピュータの知識が全くない人が「このコンソールを使って......」と話をされても、「よくわからない」というようになってしまいます。相手が話したい話題について、理解できるように必要な知識を付けておくことは仕事でのコミュニケーションの基本です。これは一朝一夕ではできないことですが、話をする際に出てくるであろう用語を調べておくことぐらいはしておきましょう。そうすれば、一語一句確認しなければならないという事態は避けられます。

2.様々なチャネルを使う

 メールで内容を送ったから大丈夫、と安心していたのに、相手がメールを読んでいなかったため、仕事に支障が出るという経験のある人も多いでしょう。ひとりでコツコツ作業をする人には、会話をすることが面倒なのですべてメールで済ますというタイプも多いのですが、仕事をスムーズに行うためには、必要に応じ、メール、電話、直接会って、という様々なコミュニケーションのチャネルを使うことが必要です。相手からのレスポンスをきちんと確認することによって、”伝えた”ということになります。相手の反応を確認しなければ、仕事では、それは”伝えた”ことにはならないのです。

3. 議事録をオンタイムで共有する

 お互いに誤解がないように仕事をすすめることのできる、とてもおススメの方法を紹介します。打ち合わせにパソコン・プロジェクタを活用している人も多いのではないでしょうか。また、話されている内容をパソコンに記録している人も多いのでは。それならば、打ち込んでいる議事録もその場でプロジェクタを使って共有してはどうでしょうか。

 方法は簡単です。プレゼンしているPCの画面の隅に、メモ帳などのテキストツールを立ち上げて、議事録をオンタイムで打ち込んでいくのです。これを行うにはワードよりもメモ帳などシンプルなものが適しています。

 そして、話が一段落したところで、テキスト部の画面を拡大し「今の話はこの内容でよろしいでしょうか」と確認すれば、その場にいる全員で内容を確認することができます。そうすることにより後から「こんなつもりでいったんじゃない」という誤解が生じるのを防ぐことができます。また議事録もその場で作成できるので、仕事の時間短縮にもなります。ただし細かすぎる確認は会議の進行の妨げになりますので注意が必要です。


 今回紹介した方法は明日から出来るちょっとした心がけばかりです。ちりも積もれば山となると言うように少しずつのコミュニケーションに気を使う事こそが仕事を円滑に進める第一歩となるでしょう。

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