1. 仕事をスムーズに進めていくために知っておきたい「優先順位の決め方」

仕事をスムーズに進めていくために知っておきたい「優先順位の決め方」

by See1,Do1,Teach1
 仕事を効率よく処理していくためには、仕事の優先順位を決めることが有効です。仕事の優先順位をつけず、目についた仕事を何の考えもなく着手するような状態では、今抱えている仕事の全体像を把握できず、急ぎの仕事・重要な仕事を漏らしてしまう恐れがあります。そうなれば、あなたの会社での信用は大きく下がることでしょう。そこで今回は、仕事をスムーズに進めていくために知っておきたい「優先順位の決め方」について紹介します。

1. 優先順位をつけるためには、「基準」が必要

 複数ある仕事に優先順位をつけていくためには、何らかの基準・ルールがあると良いでしょう。「基準を使った優先順位の決め方」は、多くを悩まずに自動的に仕事の優先順位をつけられますし、仮にあなたが不在の際にも、あなた以外の職場メンバーに基準を伝えておけば、別の人が仕事の優先順位をつけたり、あなたのどの仕事が優先順位が高いものであるかを判断することができます。

 優先順位の決め方が、自分のさじ加減であるという状態は避けましょう。他人から見て分かりにくいことはもちろん、自分自身が毎回優先順位をつける作業に時間がかかってしまい、効率的とは言えません。

2. 優先順位を決める基準は、「緊急度」と「重要度」

 仕事の優先順位を決める基準として代表的なのが、「緊急度」と「重要度」です。緊急度とは、処理を始めるべき時期の違いを意味します。仕事には、すぐに処理しなければならないものもあれば、時間をおいても問題ないものもあります。対応を後回しにすることで問題が発生する仕事は、緊急度の高い仕事と言えるでしょう。例えば、

・〆切が設定されている仕事(例:来週月曜日の12時までに提出)
・トラブル発生時の処理
・顧客からのクレーム処理

 などがあります。〆切が設定されている仕事については、〆切まで時間の余裕があれば、後回しにしても構いません。〆切に間に合うよう、スケジュールを組んでおけばよいでしょう。

 また、トラブル発生時の処理・顧客からのクレーム処理は、後回しにすればするほど、悪い結果に終わります。トラブル発生時の処理は、ある程度事態が収束するまでは、優先的に対応した方がよいでしょう。

 顧客からのクレーム処理は、こちらの対応内容がどうであれ、スピーディーに対応することで、多くの顧客は安心感を持ちます。迅速に対応することで、顧客が安心感・納得感を持ってくれれば、その後のクレーム調整も順調に進む可能性が高いです。

 次に「重要度」とは、仕事内容が重要であるか否かということです。あなた自身がメイン担当である業務、全社を挙げたプロジェクト、部署の命運がかかっているような仕事は、紛れもなく重要な仕事です。一方、日々のルーティンワーク的な業務は、確実に処理して当たり前であるという意味で、重要度はあまり高くありません。


 まとめると、まず最初に着手すべき仕事は、緊急度・重要度がともに高い仕事です。これは対応に抜け漏れがあっては絶対にいけません。確実に処理していきましょう。

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