1. 「予算」を取引の途中で修正したいときに意識しておきたい2つのマナー

「予算」を取引の途中で修正したいときに意識しておきたい2つのマナー

by basheertome
 会社対会社、もしくは会社対個人の間で発生した取引には、ほとんどの場合、何らかの費用が発生します。費用は発注者側が払い、受注者側は費用支払いの代替として、何らかの商品・サービスを提供しなければなりません。

 特に会社が発注者側である場合、費用を支払うために、予算を割り当てているはずです。会社は一年間の予算をあらかじめ設定している場合が多いでしょう。その予算の範囲内で、支払う費用のやりくりをしているのです。そんな中、発注者側が予算を取引の途中で修正したい時、どういったことに注意すべきなのでしょうか。

1. まずは、受注者側に早急に電話連絡する

 発注者側、つまり商品・サービスの提供を依頼している側が、何らかの都合によって予算を修正する場合、まずは受注者側に早急に連絡を取り、次の点を伝えましょう。仮に、予算修正=予算増額であれば、取引額に影響はありませんので、早急に対応する必要はありませんが、多くの場合、予算修正=予算削減を意味しますので、受注者側にただちに連絡を取りましょう。

連絡する点

・取引途中で予算を修正しなければならなくなったことに対するお詫び
・予算修正が必要となった理由
・今後の取引をどうするか(取引を打ち切りとするか、修正後の予算でカバーできる内容に取引内容を変更するか)

 この手の連絡は緊急性が高いため、電話を使います。仮に相手が不在であれば、折り返し電話連絡の依頼をしておきましょう。相手がいつ読むかわからないメールはNGです。

2. 予算修正後の取引内容をどう変更するかを調整する

 受注者側と慎重・綿密に検討しなければならないことは、予算修正後の取引内容をどう変更するか、ということです。仮に、当初想定していた予算が全く使えなくなったのであれば、取引を中止にせざるを得ません。予算が全く使えない状況というのは、その背景として、会社の経営自体に何らかの危機が生じていると考えられるため、受注者側に誠意を尽くしてお詫びするしかありません。

 既に開始していた取引を、こちら側の事情で中断するのですから、お詫びのあいさつには、管理職が出向くべきです。担当者1名での謝罪では、相手に対する誠意が伝わりません。お詫びとともに、取引を中断せざるを得ない理由を、誠意をもって説明しましょう。

 また、予算が、当初想定していた金額よりも少なくなった場合、取引を中断するのではなく、取引内容を変更する形で調整すると良いでしょう。この対応なら、受注者側も仕事が完全になくなった訳ではないので、大きなトラブルに発展する可能性は低いです。

 この場合、発注者側は、当初予定していた取引内容のうち、削減してもよい内容・削減したくない内容を分類し、削減してもよい内容から優先的に削除していく形で進めると良いでしょう。


 以上、予算を取引の途中で修正したい時に注意すべきことを紹介してきました。会社対会社である以上、少しのミスが大きな問題に発展してしまうことは大いにあり得ます。途中で予算を修正しなければならなくなった際は、迅速な対応を心がけましょう。

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