1. 1日の仕事の「ToDo管理」を行う際に注意すべき3つのコト

1日の仕事の「ToDo管理」を行う際に注意すべき3つのコト

by benjaflynn
 1日の仕事を漏れなく確実に実行するにあたって、ToDo管理は有効な方法です。やるべき仕事を洗い出し、その仕事を書き、完了すれば消していくというプロセスで、仕事の対応漏れを防ぐことができ、さらに自分の中でも納得感を持って仕事を片付けていくことができます。

 この仕事のToDo管理を行うに当たっては、押さえておくべきポイントがあります。今回は、1日の仕事のToDo管理を行う際に注意すべきことを紹介します。

1. ToDoは、具体的な作業を1つ書く

 ToDo管理は、すぐに行動できるような形で書き起こしていきましょう。曖昧なものや漠然としたものを書くことはNGです。「営業売上を上げる」といったToDoは、営業売上を上げるために何をすればよいかがわかりません。また「書類発送作業の効率化を図る」というToDoは、具体的な作業にまで落とし込めておらず、すぐに行動することができないのです。
 
 例えば、「書類発送作業の効率化を図る」ことを実現したいのであれば、それを実行するために必要な作業を、細かい要素に落とし込んだ状態で、ToDo管理していきましょう。具体的には、

・エクセルで発送リストを作成する
・発送リストを使って、封書に貼る宛名シールを印刷する
・文書の冒頭の宛名を、ワードの差し込み印刷を使って書く

 といったようなToDoを作成すると、すぐに行動に移すことができます。

2. ToDoの優先順位をつける

 ToDoに落とし込んだら、それらの優先順位をつけましょう。ToDoを横並びにしただけでは、何から手をつけてよいかわからず、作業が進みません。そこで、ToDoを優先度の高いもの・低いものにわけ、優先度の高いものから順に片づけていきましょう。

 例えば、今日17時〆切のToDoと、明日12時〆切のToDoがあれば、迷わず今日〆切のToDoを真っ先に片づけるべきでしょう。また、自分のルーティン作業と、部長に対する提案資料の作成がToDoとしてあるならば、優先的に取りかかるべきものは、部長への提案資料作成です。資料作成が一気に片付かない場合は、その合間に、気分転換を兼ねて自分のルーティン作業を挟みます。

3. 完了したToDoは、確実に削除する

 完了したToDoは、確実に消すようにしましょう。ToDoの中でも、完了したものと完了していないものが混在すると、何に手をつけるべきかが、即座にわかりません。仮に、ToDoの内容に変更が発生したら、変更後のToDoを残し、変更前のToDoは削除しましょう。また、ToDoの〆切が伸びた場合は、優先順位を下げれば問題ありません。


 以上、1日の仕事のToDo管理を行う際に注意すべきことを紹介してきました。ToDoを書き出しただけで満足してしまっては意味がありません。きちんと書き出し、実行して始めて意味があるのです。書きだしたToDoはしっかりと実行できるように、ここで紹介したことを意識してみて下さい。

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