1. つい溜まりがちになってしまう仕事に関する資料を上手に管理する4つのコツ

つい溜まりがちになってしまう仕事に関する資料を上手に管理する4つのコツ

by Guwashi999
 ビジネスパーソンは、提案書、通知・通達、マニュアル、企画書のたたき台など、様々な仕事に関する資料に囲まれて仕事をしています。そんな資料ですが、机の中に入れっぱなしであったり、キャビネットに詰め込んだままで何年も放置されているといった、管理されているとは言い難い状況に陥っていませんか?

 溜まりがちな仕事に関する資料は、一工夫加えて、上手に管理していきましょう。今回は、仕事に関する資料を管理するコツを紹介します。

1. 資料に保管期限をつける

 資料の種類ごとに保管期限を設定し、保管期限が過ぎたら迷わず廃棄しましょう。例えば、

・人事に関する資料→保管期限10年
・営業提案資料→保管期限1年
・通知・通達→保管期限1カ月

 といったように、資料の重要度に応じて、保管期限を設定します。もしくは、データ保管でも問題ない内容であれば、資料の保管期限は短くしてもよいでしょう。ここでのポイントは、保管期限を過ぎたら、何の躊躇もなく機械的に捨てることです。「もしかしたら今後必要かもしれないな…」と考え出すと、結局資料を捨てることができません。

2. 資料をデータ保管とする

 紙ベースでの資料に比べて、データ保管とすれば、多大な保管場所は不要です。例えば、紙面の資料をPDF化し、それを保管しておけば、紙の資料は捨てることができます。ここでのポイントは、PDF化したデータを何の整理もせず、ぐちゃぐちゃな状態で保管しないことです。

 関連する内容ごとにファイルを分けたり、各データに、内容が一目でわかるような題名をつけておいたり、データに番号をつけるなどして、番号と内容がわかる対比表を作るといった工夫をしましょう。

3. 資料整理日を定期的にスケジュールしておく

 仕事の資料を溜めこんだままにしてしまう方は、強制的に資料整理日を自分で設定してみてはいかがでしょうか。例えば、毎月1回、3カ月に一回程度、資料整理日をあらかじめスケジュールに組んでおき、極力その日は資料整理に充てます。どんなに忙しい人でも、少なくとも1年に1回は、資料整理を行いましょう。

 資料整理を行えば、気持ちがすっきりしますし、溜めこんでいた資料が片付くとスペースが空き、仕事を能率的に進めることができます。

4. 1日1回、シュレッダータイムを作る

 不要となった仕事の資料をこまめに破棄していけば、必然的に資料が溜まりません。不要な資料はクリアファイルにまとめるなどして、帰宅前にシュレッダーする習慣をつけましょう。次の日の朝出社して、不要な資料がないという状態は、とても気持ちが良いものです。日々少しずつでも良いので、不要な資料を破棄する習慣をつけましょう。


 以上、仕事に関する資料を管理するコツを紹介してきました。効率良く仕事をこなしていくためには、自分のスキルを向上させていくのも良いですが、まずはこういった身の回りの整理から始めていくべきでしょう。

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