1. 仕事の効率化を図るために「明日」から実践したい3つの工夫

仕事の効率化を図るために「明日」から実践したい3つの工夫

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by Luke,Ma
 今まで何の疑いもなく取り組んできた仕事に、ちょっとした一工夫を加えるだけで、作業の効率化が進めば最高だと思いませんか?昨今、コスト削減や、ワークライフバランスの観点から、残業時間を抑制する必要性が叫ばれていますが、残業時間を減らすという意味でも、工夫を加えて仕事の効率化を図ることは大変有効です。今回は、仕事に一工夫を加えて、仕事を効率化するコツを紹介します。

1. データ加工の単純作業は、エクセルのマクロを活用

 エクセルを使って、顧客リストを作ったり、売上グラフを作ったりといった仕事は、多くのビジネスパーソンが経験していることでしょう。こういったエクセルでのデータ加工において、書式を揃えたり、条件に合ったセルに色付けをしたり、リストを基に表を作成するような作業は、すべてエクセルのマクロで対応できます。

 例えばルーチン作業として、毎月一回、営業マン別の売上グラフを作成するという仕事があれば、それを毎回手動で作るのではなく、一度マクロを組んでみてはいかがでしょうか?一旦マクロを組めば、次の月のグラフは、必要なデータを整備しさえすれば、マクロを実行するだけで、すぐに完成します。

2. 企画書・提案書の作成は、たたき台を活用

 企画書や提案書の作成は、時間がかかります。また、1人で入念に企画書や提案書を作り込んでも、その間一回も上司に進捗報告しなければ、いざ完成してみたら上司のイメージとズレが生じ、一からやり直す羽目に陥るといった状況も考えられます。

 ここでの一工夫は、企画書・提案書の作成は、粗い状態の「たたき台」をスピーディーに作り、適宜上司に確認を取っていくことです。

 たたき台の時点であれば、軌道修正も困難ではありません。短い時間で、上司の認識と一致した企画書・提案書を作ることができれば、非常に効率的です。そのためには、たたき台をまずは作り、適宜確認を取っていくという方法を実践しましょう。

3. メール確認時間を設定する

 メールは、こちらの意図に反して、いつ何時にも送られてきます。メールが送られてくる度に、メールを開いて中身を読んでいては、仕事がその都度中断するため、仕事を効率的に進めることができません。

 ここでの一工夫は、メールを確認する時間をあらかじめ設定しておくことです。例えば一時間のうち5分程度、メールを確認する時間を設定し、それ以外はメールを確認せず、仕事に集中する環境を作ります。

 メールは一般的には、急用や緊急性の高い連絡手段としては使いません。緊急性の高い連絡であれば、十中八九電話がかかってくるでしょう。このため、メールは一時間に一回程度確認しておけば、まず問題ありません。


 以上、仕事の効率化を図るために実践したい工夫を紹介してきました。何か一つのことを劇的に変えなくとも、ちょっとした工夫で効率化は図れます。まずは、ちょっとした工夫を取り入れることから始めていくべきでしょう。

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