1. 提案された企画を断るメール文例と送信時の注意点

提案された企画を断るメール文例と送信時の注意点

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 業界や職種に関わらず、多くのビジネスパーソンは何らかの提案を受けているだろう。しかし、それらの提案全てを受け入れることはできず、提案を断る機会は必ず発生する。

 そこで今回は、提案された企画を断る際のメール文例と提案を断るメールを送信する際の注意点について述べていきたい。

【メール件名】「ご提案いただいた●●の件」

「提案を断るメール」であることを一文で示す件名にする

 メールを相手に確実に開いてもらうためには、メール本文の主旨を一文で簡潔に表す件名を作ることが重要だ。

 今回のメール例文では「ご提案いただいた●●の件」といった件名で、提案してもらったことを検討した結果であることを表したい。

【メール本文】提案へのお礼と提案を断る旨とその理由を書く

提案を断るメールでも“マナー”は忘れずに

 ビジネスではいつ何時でも、相手に対する配慮が必要だ。

 メールの目的が「提案をお断りすること」であっても、不躾なメール文を書いてしまってはマナーに反する。

 とくにメールは、直接の面会や電話とは違って詫びの感情を込めることが難しいものだ。配慮に配慮を重ね、相手の感情を害するメール文面を書かないように心がけよう

 メール本文では、最初に提案してくれたことへのお礼を述べて、提案された内容を断る旨と断る理由を書こう

 相手に失礼のないメール文面が作成できるか不安な方は、以下のメール文例を参考にしてみてほしい。

提案を断るメールの文例

  • 〇〇(先方の名前)さま

    いつもお世話になっております。
    Z社の鈴木と申します。

    先日は、●●の件でご提案いただき、誠にありがとうございました。

    社内で慎重に検討した結果、
    貴社と比べて安価な見積額の提示があった他社に依頼することが決定し、
    誠に恐れ入りますが、貴社提案の採用を見送らせていただくこととなりました。

    今回はこのような結果に至りましたが、
    次の機会にもぜひともご提案いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

    Z社 鈴木

提案を断るメールの文末に、今後の付き合いを想起させるフレーズを入れる

 文例のメール中心部では、提案された内容を断る旨がはっきりと書いている。

 しかし、断りの言葉の前後では相手に対するお礼と、今後も引き続きお付き合いしてほしい、という旨が明記されている

 このように、断られた相手の気持ちを尊重した断りのメールを送るように心がけてほしい。


 相手からの提案を見送ったとしても、何かの機会で縁があって取引をすることがある可能性も十分にある。

 提案を断るメールだけで関係を完全に断ってしまわずに、「今後も付き合いをしていく」ことを示すようなメール文面を作成しよう。

 本記事を参考に、提案をしてくれた企業に対して余裕を持って接することのできるビジネスパーソンを目指してほしい。

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