1. 提案された企画をメールでお断りする際の「文例」と「送信時の注意点」

提案された企画をメールでお断りする際の「文例」と「送信時の注意点」

by seyed mostafa zamani
 業界や職種に関わらず、多くのビジネスパーソンは、毎日のように何らかの提案を受けているでしょう。人事職なら求人情報サイト利用や教育研修の企画提案、総務職なら安否確認システムの企画提案、OT職なら新システムパッケージ導入の企画提案など、提案される内容は多岐に渡ります。

 それらの提案全てを受け入れることができれば、提案を断る手間は省けますが、使えるコストは限られていますので、提案をお断りする機会は必ず発生するのです。そこで今回は、提案された企画をお断りする際のメール文例と、そのメールを送信する際の注意点を述べていきます。

件名:「提案いただいた●●の件」と書く

 あなたのメールを、相手に確実に開いてもらうためには、メール本文の主旨を一文で簡潔に表す件名を作ることが大切です。今回は、提案された内容をお断りすることがこのメールの目的ですが、事を必要以上に荒立てることを避けるため、件名には断る旨まで踏み込んで書かない方が良いと言えます。そこで今回は、「提案いただいた●●の件」といった内容にとどめておきましょう。

メール本文:提案への御礼を述べ、提案を断る旨とその理由を書く

 ビジネスではいつ何時でも、相手に対する配慮が必要です。メールの目的が「提案をお断りすること」であっても、それを不躾に書いてはいけません。特にメールは、直接の面会や電話と違って、詫びの感情を込めることができませんので、配慮に配慮を重ね、相手の感情を害する文面を書くことは絶対に避けましょう。

 メール本文では、まず最初に提案してくれたことへの御礼を述べ、続いて、提案された内容を断る旨と、断る理由を書きます。メール文例は以下の通りです。

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●●(先方の名前)様

Z社の鈴木と申します。
いつもお世話になっております。

先日は、●●の件でご提案いただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討した結果、
貴社と比べて安価な見積額の提示があった他社に依頼することが決定し、
誠に恐れ入りますが、貴社提案の採用を見送らせていただくこととなりました。

今回はこのような結果に至りましたが、
次の機会にはぜひともご提案いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

Z社 鈴木
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 いかがでしょうか?この文例では、中心部では、提案された内容を断る旨をはっきりと書いていますが、その前後では、相手に対する御礼と、今後も引き続きお付き合いしてほしい旨の依頼を書いています。

 相手からの提案は今回は見送ったとしても、次の機会には採用するかもしれません。そのため、今回の提案お断りメールで、関係を完全に断ってしまうような書き方はやめましょう。

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