1. 部下の提案に対して上司が「メール」で返答する時に気をつけるべき3つのコト

部下の提案に対して上司が「メール」で返答する時に気をつけるべき3つのコト

by William Hook
 管理職として部下を持つ立場にいれば、毎日部下から何かしらの提案を受けるでしょう。部下からの仕事に関する前向きな提案や、職場のコミュニケーションの活性化に役立つ懇親会の提案などは嬉しいものですが、時には職場のトラブルや退職願いといった、あまり嬉しくない提案もあると思います。今回は、部下の提案に対して、上司がメールで返答する時に気をつけたいことを紹介します。

1. メールでの返答が最適であるかを考える

 飲み会や懇親会の提案であれば、上司にとっても嬉しいものですので、メールで返答しても構いませんが、特にトラブル・相談などの困った内容に関する提案であれば、直接面と向かって話をした方が良い場合があります。

 この場合、メールで返答することは避け、直接相手に話しかけるか、もしくはメールでの返答を「提案いただいた件、後程面談にて詳細内容をお伺いします」といった旨にとどめて、詳細内容は面談の場で、直接相手と話をする方が良いでしょう。

 メールでの返答は、良くも悪くも記録に残ります。安易な返答をして、後々トラブルになってしまうことは避けた方が無難です。

2. 提案してくれたことに対する御礼の意思を伝える

 仮に、部下の提案内容が意味不明のものであったとしても、部下が上司のあなたに提案してくれたことに対しては、しっかり気持ちを受け止め、御礼を伝えます。メールでの返答においては、一文目に「提案ありがとうございます」といった文言を入れると良いでしょう。

3. ダメ出しばかりの返答はNG

 部下の提案が欠陥だらけのものであっても、ダメ出しばかりの返答は避けるべき。あなたが部下の立場であれば、自分の提案に対して、上司からダメ出しばかりの返答メールが送られてきたら、どう思うでしょうか?恐らく多かれ少なかれ、やる気を失ってしまうことでしょう。

 もちろん上司である以上、部下に対する指導は必要ですので、部下の提案に指導が必要であれば、臆することなく指導しなければなりません。しかし同時に、部下の提案の中で、褒めるべき点はしっかり褒めましょう。提案の着眼点がユニークであったり、提案に至る現状分析が詳細であったりなど、部下の提案の優れている点を探すことも、上司の大切な役割です。

 メール返答としては、「Aさんの提案について、●●の点は大変良いと思います。一方で、△△の点は、より詳細な現状分析が必要です。例えば、■■の点も検討してみてはいかがでしょうか?」といったように、まずは褒める点を挙げ、続いて指導が必要な点を述べ、アドバイスを加えるとよいでしょう。



 以上、部下の提案に対して、上司がメールで返答する時に気をつけたいことを紹介してきました。受動的に仕事をこなしていく人が多い中で、能動的に仕事をこなし、自分なりの意見を持ってきてくれる部下は貴重な存在。そんな部下からの提案にはきちんと答えてあげるのが上司の役目とも言えるでしょう。

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