毎日定時に帰社できる！仕事をスムーズに進めるために知っておきたい効率化のコツ

　日々、仕事をしている多くの人は、残業をしないで定時に退社することを望んでいるでしょう。やむなく残業になってしまうこともありますが、それを最小限にするためにはどうしたらいいか。答えは「仕事の効率化」、これしかありません。「仕事の効率化と言われても、どうやったらいいのかわからない」という人のために、そのコツを紹介します。

　例えば18時終業という規定になっている場合は、「自分の就業時間の定時は17時30分」と定めることをおすすめします。「17時30分までに、その日にするべきすべての仕事を完了させる」ことを前提にして、朝、仕事を始める前にその日のスケジュールを考えるのです。

　これは、「仕事を効率化せざるを得ない」という強い意識を自分に持たせるための方法です。制限時間を最初に短く設定すると、効率化への意識が自然に高まっていくでしょう。

　その日に完了しなければならない仕事について、2つの観点から4つに分けてみましょう。

a. 難易度が低く、短時間でできる仕事

b. 難易度は低いが、時間がかかる仕事

c. 難易度は高いが、短時間でできる仕事

d. 難易度が高く、時間のかかる仕事

　例えばその日、その4つの仕事をすべて完了させる必要があるとします。話をシンプルにするために、どれも自分ひとりで行える仕事と仮定しましょう。さて、どんな順番で仕事を進めていくのがもっとも効率的なのでしょうか。

　仕事を効率化するには、その順番が大変大きなカギを握っています。このa～dの仕事の順番を間違ってしまうと、効率は落ち、定時に帰社することはできないでしょう。効率的に仕事を進めていくための順番は「c→a→d→b」です。朝イチで、「難易度は高いけれど短時間で処理できる仕事」を済ませてしまい、その後、簡単に短時間でできる仕事をこなしてしまします。最初に難易度の高い仕事をもってくるのは、朝の始業直後は集中力を高めやすいからです。

　ここまでで、一つの区切りをつけましょう。効率化のためには、適度な精神的インターバルを取る必要があります。

　そして次に、その日一番の山「難易度が高く、時間もかかる仕事」をします。時間がかかることも、難しい仕事であることもわかっているのですから、あえて時間は気にせず、ミスをしないように取り組みましょう。ミスほど、無駄な時間を要することはありません。

　そして、最後に「簡単で時間がかかる仕事」。ここは思い切って、トップギアに変えて、スピード勝負に出ましょう。最初に自分で決めた「定時」を目標に、しかしそれは実際よりも30分早い定時なのですから、焦る必要はありません。「ゆっくり急ぐ」といいでしょう。ここが、効率化のための山です。

　こうして、無事、定時に退社できるというわけです。もちろん実際には、このように上手くいかないかもしれません。しかし、このように効率化を意識して、実践していけば、定時帰社の割合は増えていくはずです。