【これで毎日の仕事を効率化できる！】明日から実践したい仕事を効率よく進める「6つのアイデア」

　毎日の仕事の効率化は、細かい工夫によって実現できます。「さあ、効率化しよう！」と意気込んでも、気持ちだけでは無理。ここでは、誰でも明日から実行できる「仕事を効率よく進めるアイデア」を6つ紹介します。

1. 仕事のスケジュールを固定的に考えない～おすすめはアプリでスケジュール管理〜

2. 翌日のスケジュールをチェックしておく

3. ミスを回避するためのチェックリストの作成

4. 小さな休憩を多く取る

5. 集中力が必要な仕事は午前中に

6. 仕事と身辺を常に整理し「身軽」になる

　それぞれのアイデアについて、簡単に説明しておきます。

　これは、対外的な予定や会議のように時間が決められているもの以外の仕事については、スケジュール表の順番をフレキシブルに考えて、随時変更するということです。手帳ではなくウェブカレンダーをおすすめするのは、訂正・変更がしやすく、また手帳よりも確認しやすいからです。また、休日でもスマホで好きなときに確認できます。

　そうして管理したスケジュールについて、前日にチェック、確認し、当日の始業前に再チェックするということ。より効率的に仕事を進めるためには、どういう流れを作るのがベストなのか考えるのです。そして、必要な準備は始業前にすべて整えておきましょう。

　仕事の効率化のために特に重要です。スピードアップを意識すると、単純な作業ほどミスをしやすいもの。毎日あたりまえにこなしている仕事でミスをしてしまうのは、まったくの時間の無駄です。そのため、リストに照らして随時チェックし、ミスを回避する必要があります。また、そうしたルーティンワークは自分で完全にマニュアル化してしまったほうが、効率的にこなすことができるでしょう。

　この小休憩が、もっとも試しやすい方法でしょう。たとえば、デスクワークを1時間するとします。そのとき、1時間まったく休憩を取らずに継続するより、間に2回か3回の小休憩を取ったほうが、ずっと能率的に仕事を進められるはず。ポイントは休憩の時間。3分では長すぎます。1分からせいぜい2分。つまり、ちょっと一息つくぐらいのインターバルで丁度いいのです。スムーズに仕事を再開できます。

　これについては、特に説明は必要ないかもしれません。昼食後は頭の回転が悪くなりますし、遅い時間になるほど疲労がたまってしまいます。

　これも有効な方法です。「仕事を整理する」というのは、もしスケジュールどおりに仕事が進まなかった場合、途中で「これは後回しにしよう」とか、場合によっては「明日に回そう」と判断すること。そうすることによって、心理的に身軽になれます。焦りを感じなくなるぶん、仕事が効率化できるのです。

　職種によっても違ってきますし、この6つをすべて実践する必要はもちろんありません。実行できそうなアイデアから、試してみてください。