1. 提案のメールに対して「返事」をする際に押さえておくべき3つのポイント

提案のメールに対して「返事」をする際に押さえておくべき3つのポイント

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 日々多くの提案メールを目にするビジネスパーソン。

 提案メールといえども、その種類は多様である。部署の同僚からの飲み会のお誘いメール、他部署からの依頼メール、取引先からの営業メールなど、さまざまだ。

 今回はさまざまな提案メールに返信をするときに押さえておきたいポイントを紹介したい。

 また、メールならではの返信する際の注意点についても見てみよう。

提案メールへの返信ポイント①

提案メールへの返信ポイント①:提案に対する御礼を伝える

 提案メールの内容が、あなたが歓迎するものであれば素直にお礼の気持ちを伝えることができるだろう。

 しかし、仮に迷惑なものであっても、提案してくれたことに対する御礼を述べるのが最低限のマナーだ。

 返事の冒頭には「この度はご提案いただきありがとうございます」といった御礼の一文を入れてほしい。

今後の連絡不要な提案メールへの返信マナー

 また、今後連絡する必要のない、少しばかり迷惑な提案メールも送られてくるだろう。

 少々迷惑な提案メールに返信する場合でも、提案に対する御礼の一文を記載すること。

 提案に対するお礼文に続いて下記のような文面を記載すると、同様の提案メールに対応する手間が省けるはずだ。

【文例】再提案が不要なメールへの返信

  • 今後、同様の内容の提案メールは不要です。

    必要な場合はこちらからご連絡いたしますので、
    何卒よろしくお願いします。

提案メールへの返信ポイント②

提案メールへの返信ポイント②:提案に関する質問点は箇条書きで記載する

 提案に関して質問があれば、返事の中に質問事項を箇条書きで記入してみよう。

 質問事項を記入した後は、返信を依頼する旨を明記する。

【文例】提案メールに対して「質問事項付き」で返信する場合

  • ご提案頂いた内容に関し、質問が3点あります。

    1. 提案内容の実施は、いつごろを想定されていますか。
    2. 提案内容の費用の点について、具体的な計算プロセスをお教えください。
    3. 提案内容に対する実施可否の回答を、◎月◎日までとさせていただくことは可能でしょうか。

    本メールに返信の形で、ご回答をよろしくお願いいたします。

提案メールへの返信ポイント③

提案メールへの返信ポイント③:緊急性の高い内容を返事に盛り込むことは避ける

 即時に相手との同意・確認を取ることができる電話とは異なり、メールは送信からメールを読了するまでに、タイムラグが発生する。

 提案メールへ返信する場合、「すぐにご連絡ください」と相手に依頼することは避けるのが無難だ。

 相手に直ちに確認を取らなければならない内容がある場合は、メールで返事をするのではなく、電話で確認するといいだろう。


 提案のメールに対する「返事」で押さえておくべきポイントを紹介してきた。

 毎日、幾つもの提案メールが来ると対応が面倒に感じてしまうが、どこかで一緒に仕事をする機会がないとは言いきれない。

 本記事を参考に、最低限のマナーを守って提案メールに返事しよう。

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