1. 提案のメールに対して「返事」をする際に押さえておくべき3つのポイント

提案のメールに対して「返事」をする際に押さえておくべき3つのポイント

by CarbonNYC
 ビジネスパーソンは、日々多くの提案メールを目にするでしょう。そのメールは、部署の同僚からの飲み会のお誘いメール、他部署からの依頼メール、取引先からの営業メールなど、提案メールは多岐にわたります。

 そのような提案メールに対して返事をする時に押さえておきたい、いくつかのポイントがあります。せっかく相手はあなたに提案をしてくれているのですから最低限、提案してくれたことに対する御礼は伝えた方がよいでしょう。

 さらに、面会や電話といったオンタイムのコミュニケーションではなく、相手とのコミュニケーションにタイムラグが発生するメールという手段を使うという点で、気をつけておいた方が良い点もあります。ここからはそのポイントを紹介します。

1. 提案に対する御礼を伝える

 提案メールの内容が、あなたが歓迎するものであれば問題ありませんが、仮に迷惑なものであっても、提案してくれたことに対する御礼を述べるのが最低限のマナー。そこで返事の冒頭に、「この度はご提案いただき、ありがとうございます」といった御礼の一文を入れましょう。

 なお、迷惑な類の内容に関する提案メールで、今後連絡が不要であっても、まずは今回の提案に関する御礼の一文を記載し、その文に続いて「今後、同様の内容の提案メールは不要です。必要な場合は、こちらからご連絡します。」と記載すれば問題ありません。

2. 提案に関する質問点があれば、箇条書きで記載する

 提案に関して質問があれば、返事の中に箇条書きで記載し、それに対する返信を相手に依頼しましょう。例えば、以下のようなものです。

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ご提案頂いた内容に関し、質問が3点あります。本メールに返信の形で、回答をお願いいたします。
質問1. 提案内容の実施は、いつ頃を想定されていますか。
質問2. 提案内容の費用の点について、具体的な計算プロセスをお教えください。
質問3. 提案内容に対する実施可否の回答を、●月●日までとさせていただくことは可能でしょうか。
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3. 緊急性の高い内容を返事に盛り込むことは避ける

 面会や電話であれば、即時に相手との同意・確認を取ることができますが、メールは、あなたがメールを発信してから、相手がそのメールを読むまでに、タイムラグが発生します。提案メールについて、メールで返事をして、「すぐにご連絡ください」と相手に依頼することは避けた方が無難。相手に直ちに確認を取らなければならない内容があれば、メールで返事をするのではなく、直接訪問するか、電話を使いましょう。


 以上、提案のメールに対する「返事」で押さえておくべきポイントを紹介しました。毎日、幾つもの提案メールが来ると対応が面倒に感じてしまいがちですが、どこかで一緒に仕事をする機会がないとは言いきれません。ここで紹介したことを参考に、最低限のマナーは守って返事をするようにしましょう。

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