1. 件名はメールの顔!英語メールを送る時に件名に名前を入れる重要性

件名はメールの顔!英語メールを送る時に件名に名前を入れる重要性

by josemanuelerre
 パソコンやインターネットの普及により、日本から遠くはなれた海外の人たちとも英語のメールですぐにやり取りができるようになりました。ビジネスシーンにおいて英語のメールを使いやり取りをすることには、たくさんのメリットがあります。

 例えば電話やスカイプでの会話では内容を記録しておくことができませんが、メールであれば、何時ごろにどんな内容で仕事のやり取りをしたのかということが、すぐに把握できるのです。それには、英語メールを作成する際に件名の書き方を工夫する必要があります。

件名は分かりやすく簡潔な名前を付ける

 日本語でメールのやり取りをする場合にも同じことが言えますが、分かりやすいメールの件名の名前は、件名を見ただけでメールの内容が把握できることが特徴として挙げられます。

 例えば友人とのメールのやり取りをしている時、件名に「お久しぶりです。」や「お元気ですか?」などを入れたとします。この場合、メールの本文を読まなければメールの内容については全く把握できません。

 ビジネスにおいてやり取りをするメールの数は、膨大なものになります。そのため、はっきりと何についてのメールなのかが分かる名前を件名につけることは重要なのです。例えば、Request for estimate「見積もりの件」や、Request for client reference 「顧客紹介依頼の件」、Request for confirmation 「確認依頼の件」など、件名を見ただけでメール本文の内容がすぐに分かる英語の名前をつけるようにすることがポイントです。できるだけ短く、シンプルにつけることを心がけましょう。

分かりやすい件名で仕事の効率もアップ

 海外とやり取りを英語のメールでしていると、トラブルが起こりがちです。そんな時には、以前やり取りをした英語のメールが証拠となるわけです。しかし、やり取りに使うメールは一日少なくても100件以上にのぼることもあります。

 その中から、数週間前・数ヶ月前にやり取りをしたメールを見つけなければいけず、普通の人であれば何月何日にやり取りをしたなどの記憶はないはずです。そこで件名を工夫しておくと、メールの検索の機能を使ってメールを検索する必要が出てきます。

 この際にも、分かりやすい英語の名前を件名につけていれば、あっという間に探し出すことが可能です。商品などのやり取りで、注文番号などがついている場合にはその番号も件名に入れておくと、後で効率的に探し出すことが可能です。例えば、Order confirmation on No. 1 「注文番号No.1確認の件」などと記入します。

 件名は意外と軽視されがちなことですが、ビジネスシーンにおいて重要なこととなります。メールを送る際にはぜひ気を付けてみてください。

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