1. 英語のビジネスメールで書類の提出期限を伝える時のポイント

英語のビジネスメールで書類の提出期限を伝える時のポイント

英語のビジネスメールで書類の提出期限を伝える時のポイント 1番目の画像

 海外に展開している会社では、海外の工場や取引先とメールでやり取りをする機会も多い。

 しかし、意思疎通がうまくいかず、相手が思うように書類のやりとりをしてくれないという悩みを抱えている人もいるだろう。

 本記事では、英語のビジネスメールで書類の提出期限をスムーズに相手に伝えるポイントを紹介したい。

書類の提出期限を英語で伝えるときの注意点

 海外の会社と日本の会社を相手にするのでは、さまざまな違いがあることを知っておく必要がある。

 なぜなら日本の会社と同じように海外の会社を相手にしては、意思疎通がうまくいかないことが多いからだ。

 しっかり文化の違いを理解した上で、メールの相手に伝わるように提出期限を提示しよう。

文化の違いを考慮して提出期限を英語で伝える

 日本人同士のやり取りのメールでは、「書類をできるだけ早めに送っていただきたいのですが、よろしいでしょうか?」などのように柔らかいニュアンスの言葉で表現を濁したり、遠回しに伝えることが多い。

 日本であればすぐに対応してもらえるかもしれないが、何事もはっきりさせる人が多い海外企業には急ぎであることが伝わらない。

 上記のような文化の違いがあると、日本語をそのまま英語にしては誤解が生まれてしまうので注意が必要なのだ。

英語圏の相手には「明確に」書類の提出期限を伝える

 では、どのように伝えればしっかり期限に間に合わせて書類を提出してもらえるのだろうか?

 まず、海外の人を相手にする場合は、書類の提出期限をはっきりと具体的に伝える必要がある。

 それでも相手に伝わっているか心配であれば、期限が近くなるころにリマインドのメールを送ると効果的だ。

提出期限を明確に提示するための英語表現

英語のビジネスメールで書類の提出期限を伝える時のポイント 2番目の画像

 では、以下の表現を参考にして、英語で相手に提出期限を伝えてみよう。

「提出期限」を意味する英語表現

 「提出期限」は英語で「deadline」という。

 また、「due」のあとに提出期限を追記するのも有効だ。

提出期限を相手に提示するための基本的な英語表現

 上記の表現方法を用いて、提出期限を相手に伝える基本的なフレーズが以下の通りである。

提出期限を相手に伝える英語表現

  • The deadline for the documents about a new project is on March 2nd.(新しいプロジェクトに関する書類は3月2日提出期限です)
  • The documents are due next week.(書類は来週が提出期限です)

書類の提出期限を伝えるときに役立つ英語表現

 相手に提出期限を伝えるときに、いくつかの英語表現も併せて覚えておきたい。

 状況に応じて柔軟に、提出期限を英語で伝えていこう。

提出期限に使える英語表現①:「〜していただきたい」

 意外と難しいのが、英語の敬語表現である。

 「〜していただきたい」を意味する「Would you~?」や「Could you~?」という基本的な英語表現はさまざまなシーンで応用することができるため、ここで覚えておくことをおすすめしたい。

 さらに丁寧な敬語表現となる「I was wondering if you could~」や「Would it be possible for you to〜?」も一緒に覚えるといいだろう。

提出期限を伝える丁寧な英語表現

  • Could/Would you send me documents for project A by May 3rd?(5月3日までにプロジェクトAの書類をお送り頂けますか?)
  • Would it be possible for you to send me the documents by day after tomorrow?(明後日までに書類をお送りいただけますでしょうか?)
  • I was wondering if you could send me the documents due May 24th.(3月24日までに書類を送っていただけると幸いに存じます)

提出期限に使える英語表現②:「なるべくお早めに」

 日本人がよくメール内で書く文章の一つに、「できるだけお早めに~してください」という表現がある。

 相手の立場を思いやっての表現で、英語の一番近い表現が「as soon as possible」だ。「ASAP」と度々略されるが、ビジネスシーンでは略字は好ましくないので注意しよう。

 また、海外の方がこの表現をメールで受け取ると、自分の手が空いたときや都合がよいときにでもすればよい仕事という位置づけをしてしまうことがある。

 そのため、本当に急ぎの用件であれば「具体的な提出期限」を記したほうが安心だ。

「as soon as possible」を用いた英語例文

  • Would you send me documents as soon as possible?(できるだけ早めに書類を送っていただけますでしょうか?)


 以上、文化の違いを踏まえて書類の提出期限を伝える英語表現を紹介してきた。

 文化の違いはビジネスシーンでも考える必要がある。提出期限に限らず、他の場面でもすれ違いが起きないように、気をつけよう。

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