1. 英語のビジネスメールで書類の提出期限を伝える時のポイント

英語のビジネスメールで書類の提出期限を伝える時のポイント

by Wendy Longo photography
 多くの企業が海外に展開している現代において、海外の工場や海外の取引先とメールでやり取りをすることも多くなりました。しかし、言いたいことが伝わらなかったり、相手が思うようにメールの返信や回答、書類のやりとりをしてくれないということも増えがちになってしまいます。

 日本の会社では常識だと思われていることも、海外では常識ではないということが多くあります。長く仕事上で海外の方と付き合っていても、やはり文化の違いや習慣の違いはあるのです。ここでは、英語のビジネスメールで書類の提出期限をどのように伝えたら、相手にスムーズに伝わるのかというポイントを考えてみます。

具体的にはっきりと期限を伝える

 日本人同士のやり取りのメールだと、柔らかいニュアンスの言葉で表現を濁すことがあります。例えば、Aという商品の書類を早く送ってほしい場合を考えてみます。日本人がよくメールに書くのは「Aの商品の書類をできるだけ早めに送っていただきたいのですが、よろしいでしょうか?お忙しいところ申し訳ありませんが、よろしくお願い致します。」という文章です。

 メールを受け取る側の日本人がこのメール内容を見た時には、よほど忙しい状態や出張で何日かメールを見ていないという状況でなければ、すぐに書類を送ろうとします。そのため、いつまでたっても書類が届かないという問題に発展することは少ないです。日本人は、相手が忙しいことを前提としてはっきりと要望を伝えてしまうと強い言い方になってしまうという懸念から、表現を柔らかくすることがあります。

 しかし海外では、自分のしてほしいことや要望ははっきりと具体的に表現することが一般的です。そのため、日本人に送るようなメール内容を海外の工場や取引先の担当者に送った場合に、何日も書類を送ってこないなどの問題が出てきます。何か要望があって期限が決められている時などは、きちんとその内容もメールに書くようにしてください。

 相手に~をしてほしいと思った時には、I would like to ~の表現を使います。そしてその文章の最後には、期限を入れていきます。例えば、I would like to have documents for project A by 3th May.「5月3日までにプロジェクトAの書類をお送り頂きたいのです。」というように表現します。

as soon as possibleの使い方

 日本人がよくメール内で書く文章の一つに、「できるだけお早めに~してください。」という表現があります。相手の立場を思いやっての表現で、英語の一番近い表現が、as soon as possibleという文章になります。

 しかし、この表現でメールを海外の方が受け取ると、自分の手が空いたときや都合がよい時にでもすればよい仕事という位置づけをされてしまうことがあるのです。そのため、本当に急ぎなら英語の文章内に具体的な日付をいれましょう。

 文化の違いはビジネスシーンにも如実に現れます。すれ違いが起きないように、言葉遣いにも気をつけるようにしましょう。

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