1. 「業務改善」のアイデアを上司に提案するときの3つのポイント

「業務改善」のアイデアを上司に提案するときの3つのポイント

by Mathematical Association of America
 セクション内の日常業務に関して、「こうすればもっと仕事が効率的に進められる」とか「新たにこういうやり方を導入すれば、実績があがる」というアイデアを思いつくことがあるでしょう。それを実現させるためには、セクションのリーダーである上司に提案し、同意を得る必要があります。

 提案というのは相手に自分からテーマとその内容を提示し、是非の判断を仰ぐためにするもの。ですから、相手を説得させるだけの内容と論理性がなければなりません。では、上司に提案を受け入れてもらうためには、どのように提案をしたらいいのでしょうか。ここでは、ポイントを3つ紹介します。

1. 現状の正確な説明

 提案の内容には、問題解決や改善、新規の方式や機器の導入などがあります。そのいずれの場合でも、提案のベースになるのが「現状」です。「今現在、こういう業務の進め方としているが、効率的でない面がある」や「多くのスタッフが現在の業務の中で、ある特定の部分に多くの時間をとられてしまっている」といった現状の把握から、アイデアは思いつくもの。

 ですから、上司に提案するときも、まずはその現状認識について説明する必要があります。ただ単に「こうすると、もっとよくなりますよ」というのではなく、現状にどんな問題点があるのかを正確に説明することで、説得力のある提案になるのです。

2. 提案が実現された際の効果や利益の具体的説明

 次に、その提案が実現されると、実際にどんな効果や利益がセクションにもたらされるのかを、具体的に説明する必要があります。例えば、ある機器を職場内に導入するという提案をするとしましょう。

 その場合、機器を使うことによってどれほど業務が効率化され、個々のスタッフやセクション全体がどんな利益を受けることができるのか。それをきちんと説明することができれば、上司の心は大きく動かされるはずです。

3. 提案実現までのプロセスやスケジュール、実現イメージの説明

 もう1つは、その提案実現までの道筋や、実現されたときのイメージの説明です。先ほどの例で説明すると、その機器を導入するためには、どの部署と連携すればいいのか、稟議書が必要になるケースもあるでしょう。また、予算の問題も出てきます。

 ただ漠然と「新しい機器を導入すれば、業務が格段に改善されます」と提案するよりも、実現までのプロセス、必要な手続きなどについて、細かく説明したほうが、ずっと説得力は強くなります。


 日常業務に関するアイデアは、思いつきやすいもの。どんなに小さなことでも構いません。思いついたアイデアを、上記のポイントを参考にしながら、具体的に提案してみることをお勧めします。その説明がロジカルで説得力あるものであれば、上司からの評価が上がるでしょう。大切なのは、思いつきだけで提案しないこと。論理的な裏づけをしっかりした上で、上司に提案することです。

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