1. 書類と一緒に名刺を送付するときのマナー&名刺を渡せなかったときに送付する「お詫び状」の書き方

書類と一緒に名刺を送付するときのマナー&名刺を渡せなかったときに送付する「お詫び状」の書き方

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 取引先に書類を送付する際、名刺を同封するケースがあるだろう。

 さまざまなマナーに溢れたビジネスシーンにおいて、名刺を書類に同封する際にもマナーがある。

 そこで本記事では、書類と名刺を同じ封筒で送付する場合のマナーからスマートな送付方法、名刺を渡せなかったときに送付する「お詫び状の書き方」について説明していきたい。

目次
+ + 名刺を書類と一緒に封筒に入れる際のマナー
+ + 書類と名刺をスマートに送付する方法
+ + 名刺を渡せなかったときに送付する「お詫び状」の書き方

名刺を書類と一緒に封筒に入れる際のマナー

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 ビジネスマナーは、相手の立場になって物事を考える際に役立つもの。

 それは書類に名刺を添えて送付する際も同様である。

書類と名刺を同封するときのマナー①:書類を取り出したときに名刺も出てくるようにする

 受け取り側が封筒の中から書類を取り出したとき、自然に名刺も出てくるようにするのが最低限のマナーなのだ。

 書類と名刺を一緒に封筒に入れただけでは、多くの場合、名刺は封筒の下のほうに移動してしまう。

 そのため、相手が書類を出したとき、名刺に気づかなかったり、求められて名刺を送付するケースでは、相手に封筒の中の名刺を探させることになってしまうのだ。

 では、どのようにすれば先方に親切な名刺送付ができるのだろうか?

書類と名刺を同封するときのマナー②:名刺は書類にクリップで留める

 そうならないように、名刺は必ず“書類”にクリップで止めておこう

 クリップで留めておけば、書類を取り出したときに名刺が封筒の中に残ることはない。

書類と名刺を同封するときのマナー③:ホッチキスで名刺を留めるのはNG

 また、クリップではなくホッチキスで名刺を留めるのはマナー違反だ。

 名刺と書類の両方を傷つけることになってしまうだけでなく、受け取った相手はホッチキスを外す手間がかかってしまう。

 相手がスムーズに書類や名刺を整理できるように、きちんとクリップを使用してほしい。

書類と名刺をスマートに送付する方法

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書類と名刺をスマートに送付する方法①:送付に適した封筒を選ぶ

 まず、重要なのが「封筒選び」。名刺と書類を送付することだけを考えず、用途に適した封筒を選ぶ必要がある。

 その際に確認すべきポイントが「名刺と同封する資料は折っても問題ないのか否か」ということ。折っていいかどうかで封筒サイズが異なってくるのだ。

A4書類と名刺を送付するときに考慮したい「適切な封筒サイズ」

  • 折ってはいけないA4書類に使う封筒:「角2封筒」
  • A4書類を三つ折りにして送るときに使う封筒:「長3封筒」

書類と名刺をスマートに送付する方法②:送付状をつける

 書類と名刺を一緒に送付する際に限らず、書類を取引先に送るときには送付状をつけることが一般的なマナーだろう。

 名刺をクリップで書類に留めているとはいえ、そればかりでは心許ない。

 仮にクリップが外れてしまったとしても、送付状に名刺を同封している旨を記載することで、送り先の相手も名刺が入っているかどうか確認してくれるはずだ。

書類と名刺をスマートに送付する方法③:「書類→名刺→送付状」の順で重ねて封筒に入れる

 送付状を同封する際に頭を悩ませるのが、名刺を「書類に留める」のか「送付状に留める」のか、というポイント。 

 送付状は書類や資料の上に入れるものだ。先方が封筒の中身を取り出したとき、まず最初に目に入るのは資料ではなく、送付状ということになる。

 送付状に名刺を留める方法を勧める人もいるが、本記事でおすすめしたいのは「送付状ではなく資料の上に名刺を留める方法」

 相手はまず送付状に目を通し、次に資料を見る。そのとき、資料に名刺を留めていれば自然と名刺に気づいもらえるのだ。

書類と名刺をスマートに送付する方法④:基本的に名刺は書類の「右上」に留める

 名刺は右上に止めるのが一般的。これは右利きの人がクリップを外しやすい位置だからだ。

 もし、取引先の人が左利きであることを知っているなら、資料の左上に名刺を留めるなどしてほしい。

 先方はその細やかな心づかいに気がついてくれるはずだ。

名刺を渡せなかったときに送付する「お詫び状」の書き方

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 取引先との打ち合わせ時に名刺を切らしたり、忘れたりしてしまったために、名刺を書類に同封するという場合もあるだろう。

 その際、「お詫び状」も一緒に送付することがマナーとされている。

 名刺を同封する理由が“名刺を渡せなかったこと”である場合に知っておきたい、基本的なお詫び状の書き方を見ていこう。

名刺を渡せなかったときの「お詫び状」の書き方①:通常のビジネスマナーよりも丁寧な語調にする

 お詫び状を書くときに心がけておきたいのが「通常のビジネスレターよりも丁寧な語調にすること」だ。

 謝罪の言葉一つでも「申し訳ありません」を「申し訳ございません」にするだけで、より丁寧な印象になる。

 また、通常の送付状には「時候の挨拶」などを加えるが、名刺を後日送付する際のお詫び状に記載する必要はない。

名刺を渡せなかったときの「お詫び状」の書き方②:お礼とお詫びの言葉を記す

 名刺を渡せなかった場合、相手とは直近で会っていることになるはずだ。

 そのため、お詫び状には以前会ったときのお礼と、名刺を渡しそびれたことへの謝罪の言葉を記そう。

名刺を渡せなかったときの「お詫び状」の書き方③:「頭語と結語」は正しく使う

 送付状やお詫び状などのビジネス文書に用いる、「拝啓」「敬具」といった頭語と結語。

 全ての頭語と結語はセットになっており、その組み合わせを間違えるのは社会人として恥ずかしいものだ。

 頭語と結語の組み合わせが正しいかどうかを確認した上で記載しよう。

名刺を渡せなかったときの「お詫び状」の書き方④:宛名を書く順は「肩書き→氏名→様」

 お詫び状の宛名に会社名を書く際は、「(株)」と省略せずに「株式会社」と記入すること。

 会社名を記入したら段落を分けて、「肩書き(部署名、役職)→氏名→様」の順で記していく。

 これまで紹介してきた書き方を踏まえ、お詫び状の例文を紹介しよう。名刺を渡し忘れてしまったという人は、ぜひ下記文面を参考にしてほしい。

【例文】名刺を渡せなかったときに送る「お詫び状」

  • 〇〇株式会社
    広報部 ☓☓ 様

    謹啓

    先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
    短い時間ではありましたが、非常に有意義な時間を過ごすことができました。

    また、私の不手際で名刺をお渡しすることができず、大変失礼いたしました。
    以前お話した商品のご案内と一緒に名刺を同封いたしましたので、ご確認くださいませ。

    今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

                          謹白

 また、書類を同封せずに名刺だけ送付する場合、クリップで名刺をお詫び状に留めて長3サイズの封筒に入れて送付するとよいだろう。


 書類と一緒に名刺をスマートに送付する方法と、名刺を渡せなかったときに送る「お詫び状」の書き方を紹介してきた。

 最近では名刺を切らしてしまっても、名刺の情報をアプリでやり取りしたり、打ち合わせ後にメールで名刺の情報をテキストで送ったりなど、ITを駆使した対処法をとることが可能になっている。

 お詫び状の書き方について明記したが、相手の年齢や役職などを踏まえて対応の仕方を考えてみるのがベストだろう。

 資料と一緒に名刺を送付するという単純な作業でも、ビジネスマンとしての心づかいを示すことができる機会だ。

 本記事で紹介したマナーを参考に、相手を気遣った送付の仕方を実践してほしい。

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