1. 書類と一緒に名刺を送付するときの「マナー」と「テクニック」

書類と一緒に名刺を送付するときの「マナー」と「テクニック」

by Kaplan International English
 取引先などに書類を送付する際、自分の名刺を同封するケースがあるでしょう。先方から事前に「恐れ入りますが、お名刺も一緒にお送りいただけますか?」と言われて同封することも少なくありません。特にその場合はマナーに則した送り方をしなければいけません。ここでは書類と名刺を同じ封筒で送付する場合のマナーと、スマートな方法について簡単に説明します。

相手の身になって考えるべきマナー

 ビジネスマナーはすべて、相手の身になって考え実行されるべきものです。それは書類に名刺を添えて送付する際も同様。受け取った先方が封筒の中から書類を取り出したとき、自然に名刺も出てくるようにするのが最低限のマナーです。書類と名刺を一緒に封筒に入れただけでは、多くの場合、名刺は封筒の下のほうに移動してしまいます。

 ですので、相手が書類を出したとき、名刺に気づかなかったり、求められて名刺を送付するケースでは、相手に封筒の中の名刺を探させることになってしまうのです。

 そうならないように、名刺は必ず書類にクリップで止めるようにしましょう。クリップで止めておけば、書類を取り出したときに名刺が封筒の中に残ることはありません。なお、クリップではなくホッチキスで名刺を止めるケースを時おり目にしますが、これはマナー違反。名刺と書類の両方を傷つけることになってしまいますし、受け取った相手はホッチキスを外す手間がかかってしまいます。

スマートな送付の方法

 さて、意見が分かれるのが、名刺を書類に止めるか、送付状に止めるかということです。書類を送付するときは、送付状を添えるのが一般的なビジネスマナーです。送付状は資料の上に入れますから、先方が取り出したとき、まず最初に目に入るのが送付状になります。そこに名刺を止めることを勧める人もいます。すぐに名刺が目に入るわけですから、これはこれで、マナーに適ったやり方と考えていいでしょう。

 そこで、おすすめしたいのが、送付状ではなく資料の上に名刺をつける方法です。相手はまず送付状に目を通し、次に資料を見ます。その時、自然に名刺が目に入るのです。名刺は右肩に止めるのが一般的。これは右利きの人がクリップを外しやすい位置だからです。

 もし、取引先の人が左利きであることを知っているなら、資料の左肩に止めるようにしましょう。先方はその細やかな心づかいに気がついてくれるはずです。これが書類と一緒に名刺を送付する際のスマートな方法ではないでしょうか。


 資料と一緒に名刺を送付するという単純な作業でも、ビジネスマンとしての心づかいを示すことはできます。ここで紹介したことを参考にしてみて下さい。

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