1. 【2つのケース別】会社に引っ越しの報告をメールで送る際に気をつけたいポイント

【2つのケース別】会社に引っ越しの報告をメールで送る際に気をつけたいポイント

by Leshaines123
 仕事をしていると、結婚や配偶者の転勤、住宅購入などで、引っ越しをする人もいるでしょう。引っ越し作業は、荷造りや荷解き、清掃、必要なものの買い物など忙しくなりがちです。しかし、会社にはきちんと連絡をしなければなりません。

 その際、会社側でも手続きが必要になるために総務部には、必ず連絡をしなければならないでしょう。会社からの郵便物が社員に届けられない場合や、なにか緊急の事態が起きた時に連絡が取れないなどの不都合が生じかねません。そのためにも、早めにきちんと会社には、メールなどで引っ越しの報告をする必要があります。ここでは、例文を交えて、総務部、上司や同僚に引っ越しの報告をメールで行う際のポイントを紹介します。

総務部にメールを送る場合

 あくまでも、会社へのメールだということを意識しながら、引っ越しの報告や連絡を会社にしましょう。会社内でのメールであれば、いつも社内で書いているメールの形式に、引っ越しの報告の内容を記入していけば十分です。以下のような文章を参考にしてみると良いでしょう。

例文

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総務部人事課ご担当者殿

結婚のため、この度引っ越しをすることになりました。引っ越しの日時などは、また後日、ご連絡します。また、必要な手続きなどについて、お伺いしたいのですが、都合のよい日時を教えていただけますでしょうか。

※(新住所を記入する)

お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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 総務部のみに充てるメールであれば、上記のような簡潔なメール内容で十分でしょう。

上司や同僚の送る場合

 会社内の自分の業務と関係のある人や、直接の上司や同僚に引っ越し先を知らせておく必要がある場合もあるでしょう。その際には、下記のような文章のメールがいいでしょう。

例文

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拝啓

初春の折、皆様におかれましては、ますますご清栄のことと拝察いたしております。さて、この度、私は、下記の住所に転居致しましたことをご報告いたします。

※(新住所を記入する)

近くまでお越しの際には、どうぞお気軽にお立ち寄り下さい。
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 会社内で報告のメールを送るので、ビジネス文書の例文に習っての書き方が無難になります。気をつけることは、社内の複数の方へ送るメールだという点です。出だしの頭語(拝啓、謹啓など)の使い方には注意しましょう。自分の上司や先輩など目上の方には、「謹啓」を使ってください。

 上司や先輩のみに送るメールを別に作りたいという場合には、この頭語を使ってもいいでしょう。複数のあて先の中に、自分の同僚や同期、部下や友人などがいる場合には、「拝啓」を使ってください。次に使う時候の挨拶は、月により使い分ける必要がありますので、報告をする月別に事前に調べておくのが、よいでしょう。


 以上、総務部宛、上司や同僚宛の2つに分けて引っ越しの報告を行う際の文章を紹介してきました。社会人として最低限のマナーは守りつつ、きちんと報告を行うようにしましょう。

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