1. 英語で行われる会議に持ち込む「資料」の作り方として意識しておくべきこと

英語で行われる会議に持ち込む「資料」の作り方として意識しておくべきこと

by Kaplan International English
 日本の会議資料は私達にとってはとても解りやすく見やすいものが多いですが、同じものを英語に翻訳して会議に出すと、なぜか評判が悪い場合が多いです。確かに日本語の資料と英語の資料の作り方には明確な違いがあります。なぜでしょう?そこにも国民性や文化の違いがあるようです。ここでは、英語で行われる会議に参加する場合の資料の作り方について説明していきます。

日本企業と海外企業の資料の違い

 まず、日本と海外での資料の性質の違いですが、基本的に日本ではパッと見た際に意識を惹くような図や色分けがふんだんに使われているものがとても多いです。それに対し英語の資料は小説でも書かれているかのごとく文章がびっしりと書かれていて絵や図等がありません。これは取扱説明書、技術書、参考書、旅行ガイドなどでも同じです。

 旅行ガイドなどを見ると違いがはっきりとわかりますが、日本のガイドは絵が主体で注意書きのように文章が挟まっていますが、英語のガイドはほとんどが文章で説明されていて数ページに一枚、小さな写真が載っているような作り方がされています。

 また、日本の資料は抑揚を付けて面白みを持たせるため様々な切り口での解説がありますが、英語の資料は一定のルールに従って書かれているものが多いです。表紙があり、資料の目的が書かれて、対象とする人物や会社の説明があり、各章では頭に解説されることの概要が書かれています。

「読む」ことができない相手に図解は無理

 それでは、なぜ外国の資料は日本のように図や絵が描かれず、文章で書かれている資料が多いのでしょうか?それは絵を見てそこから文章を見出すことが得意とされていないという理由が挙げられます。その絵を見ただけでその絵の内容を理解するということが難しいため、絵や図を入れたとしてもそれに対する説明文が必要になるので二度手間になってしまうのです。

 したがって、文章以外のものを理解してほしい目的を持って入れることにメリットを感じないのです。日本では暗黙知というのがありますが、これは日本独特のものであって相手の心を「読む」ことをしない彼らにとって書かれていない文章を「読む」ことはとても面倒なことです。

 基本的に文章以外のものには目を向けられていないという前提で資料作成をすることをお勧めします。また、どうしても絵や図を使った説明が必要な場合は、その絵や図の初めに説明文を入れると良いかもしれません。

熟読してくれないことを前提に作成する

 日本では、会議で話し合われた内容について、資料にメモ等を残して一度持帰り社内で再度検討されることが多いですが、海外の会議では会議中に決定することも多く、そうでなくても資料は基本会議以外で読まれることはありません。

 したがって持ち帰って熟読されないため、何度も読むうちに気付くような複雑な内容を入れても理解されないまま終わってしまうことも多いのです。会議の資料は会議中に全て網羅できるような内容を作成するとともにプレゼンテーション力を磨くことが大切です。


 どうしても英語が苦手ですと図や絵に頼りがちですが、なるべく相手に噛み砕いた形で資料提供ができるよう、作り方を色々と研究していけば、相手の提案採用率も上がってくるはずです。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する