1. ポイントを押さえて早めの連絡を!ゴールデンウィークについて「英語」でビジネスメールを書く

ポイントを押さえて早めの連絡を!ゴールデンウィークについて「英語」でビジネスメールを書く

by Sydney Heritage
 ゴールデンウィークは、日本独特のお休みの一つです。他にも、お盆休みという習慣や年末年始のお休みという休暇もあります。年末年始は、他の国でもお休みを取る場所もありますが、ほとんどの国で独自の長期休暇があります。

 日本が休暇なのだから、外国も休みだろうと考えてはいけません。日本の企業は、海外に工場を置くなど、取引先も海外ということが多くなってきました。こちらから、事前にゴールデンウィークの休暇を取引先に案内することはとても大切なのです。今回はゴールデンウィークについて、英語でビジネスメールを書く際に気をつけておくべきことについて紹介していきます。

1. 伝えなければいけないポイントを抑えましょう

 取引先に長期のゴールデンウィーク休暇について伝えなければいけないことは、3つです。休暇の期間、いつから再開する予定か、休みの間の連絡先についてです。特に、休みの間に連絡できる場所は、作っておきましょう。

 休暇中は、連絡を取り辛くなることもありますが、今は、電子メールやスカイプなどで外国と瞬時にやり取りができる時代です。特に、取引先が海外となると、緊急事態が起きてしまうこともあります。とはいっても、会社全体がお休みなので、対処できないことのほうが多いかもしれません。

 しかし、取引先にしてみれば、休みの間も連絡が取れたということで、多少の安心感にはつながります。また、事前に事態を把握していれば、休み明けにすぐに対応できるということにもつながります。なので、休みの間も取引先や、海外工場とやり取りのできる方法を確保しておくことはとても大切なのです。

2. 早めの連絡を心がけましょう

 取引先が海外の場合には、ゴールデンウィークの長期休みの案内は、早すぎるかなと思うくらい事前にしておいたほうがよいでしょう。特に、日本の企業と取引することは初めてだという会社については、注意をしてあげてください。

 日本の長期休暇については、全く把握していない場合が多いです。なので、2,3週間前になってから、ビジネスメールでゴールデンウィークについて報告しても、取引に間に合わなくなったりすることもあります。

 国をまたいで、商品のやり取りをしたり、ビジネスをするということは、とても時間が必要になる作業なのです。輸入や輸出の手順を経て、もののやり取りをすることがほとんどですので、その作業時間と、物流にかかる時間を考えると、数ヶ月前には、英語のビジネスメールでお知らせしておく必要が出てきます。

 以上が、ゴールデンウィークについて、英語でビジネスメールを書く際に気をつけておくべきことです。国際化が進む中、こういった機会は増えるはずです。抑えるべきところは抑え、トラブルの無いようにしていきましょう。

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