1. 新入社員におすすめ!仕事のスケジュールにおける優先順位の立て方

新入社員におすすめ!仕事のスケジュールにおける優先順位の立て方

by Digo_Souza
 仕事をする上で1日のスケジュールはとても大切なものです。このスケジュールの優先順位がきちんと分かっているとスムーズに仕事をすすめられると言われています。ルーチンで仕事を進めるものもあれば急ぎで飛び込んでくるものなど仕事の種類によっても様々です。大まかにスケジュールを組む上で優先順位の立て方を見ていきましょう。

1. 重要かつ急ぎの案件を一番に持ってこよう

 仕事を進める上で前の日にスケジュールを組む時は重要かつ急ぎのものを一番に持ってきましょう。例えば、「取引先への返信」「時間厳守の案件」など。その後の進捗状況によっても重要なものであれば、他の業務よりも優先しなければなりません。

 重要だけれど急ぎではないものが急ぎになるケースや、逆に、重要じゃないけれども急ぎの仕事が降ってくる可能性もあるのでしっかりと見極めるか、上司に指示を仰いで仕事を進めるようにしましょう。

 また、仕事のスケジュールは余裕を持って立てると良いです。ぎっしり詰めてしまうといざ他の仕事がやってきたときにパニックになって手につかなくなってしまう事があります。

2. 関連部署と関わりがある仕事について

 関連部署との関わりがある仕事については必ず相手のスケジュールもあるので確認した上で1日のスケジュールで優先順位を決めましょう。自分から相手に返さなければならない案件がある場合は優先順位は重要へ、相手からの返信待ちの場合は1日のどこかで電話をして進捗状況を確認するようにしましょう。

 関連部署とのかかわり合いの中、決められた納期を守るためには早めにレスポンスをする事で相手に急な仕事が入っても納期が遅れる事のないよう出来ます。取引先あっての仕事の場合はこまめに連絡を取ることで仕事の漏れがないようにしましょう。

3. 引き算の法則でスケジュールを立てましょう

 スケジュールを立てる上では退社時間から決めましょう。これは退社時間から設定する事で逆算して仕事をスケジュールに入れていくという立て方です。目前の仕事に追われているとどうしても足し算のスケジュールとなり、「あれもしなければならない」「これもしなければならない」といった状況に追い込まれがちです。

 ですので、1日の終わりに必ず整理をして終わりから決めることで出来ない仕事が出てきます。それを他の人に手伝ってもらったり、納期がすこし先であれば調整したりなどして仕事を進めるようにしましょう。引き算のスケジュールの立て方は仕事の優先順位をスッキリしてくれるので頭の整理も早くなるはずです。

 以上が、仕事のスケジュールにおける優先順位の立て方です。スケジュール管理をしっかりして、業務の質を向上させていきましょう。

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