1. 効果的に資料を使おう!英語で会議をするときの資料の使い方

効果的に資料を使おう!英語で会議をするときの資料の使い方

by Joybot
 英語で会議をする際に、資料作りはしたけれども配布後どのように使っていったらスムーズに会議を進めることができるのか、考えたことはありますか。会議資料の書き方は参考書に載っていますが、なかなか資料の使い方まで書いてある参考書は見当たりません。資料を作成した時点で安心してすっかり気を抜いてしまい、当日会議の最中にどうしていいかわからなくなることのないようにしたいですね。

 ここでは英語で会議をする際に、自身が作成した資料をどのように使うかについてお話します。

 読むのではなくあくまでも参考資料として 

 基本的に英語の資料は文章が中心になるため、どうしても全ての文章を音読することで説明を終わらせたような気分になってしまいがちです。しかしそれでは相手が退屈し、案件に対して興味を失ってしまう可能性もあります。やはり外国、特に欧米諸国にはプレゼンテーションの文化がありますので、できれば自らの言葉でエキサイティングな会議を遂行したいところです。

 そもそも資料を作成する際に必要なことは、会議に参加してない人々が読んでも十分理解できるものを作成することです。しかしだからといって会議中に資料だけを読めばいいということはありません。話の中の補助的なものとして使えれば最高なのですが、それが難しい場合は中に書いてある内容をそのまま読むのではなく、表現や構文を口語に換えて話すことが大切です。

 それが出来てきて、だいぶ慣れたら資料の他にあなた用の簡単なアジェンダ的なものをA4用紙1枚程度で用意し、そこに重要事項をまとめておくことも有効的です。内容はプレゼン資料のようにキーワードや箇条書きで書き出しておいて資料とリンクさせ説明をしながら大事な内容を漏らしていないか確認するのも便利な方法です。  

資料に目を向けるときに使える英語 

 それでは会議中に口頭での説明と配布資料をリンクさせるために参考になりそうな文章をいくつかご紹介します。以下に挙げた文章を使用することで参加者の目を資料に集めることができます。

「The agenda for this meeting is as follows: Starting with ~, Followed by ~, Then ~, And finally ~」(この会議の議題は次の通りです。まず初めに~、次に~、そして~、最後に~です。)

「Let's move into the first topic.」「Let’s go on to the next subject.」(それでは最初の議題に入りましょう/それでは次の議題に入りましょう)

「Using the picture on page 5, I’d like to describe our new product.」(5ページにある図を使って弊社の新製品をご案内させていただきます)

「Please look at this pie graph.」(こちらの円グラフをご確認ください)

「The red line represents(indicates) costs and the blue line represents(indicates) sales.」(赤い線はコスト、青い線は売上を表しています。)

「As you can see, our product is much more functionable than our competitors.」(ご覧のように、当社製品は競合製品よりずっと機能的です。)

「Please refer to my handout for details of the size.」(サイズについての詳細は資料をご参照ください。)

 グラフ・表の呼び方 

 そして資料で使われる図の呼び方は以下の通りです。
・円グラフ  pie graph(chart)
・棒グラフ  bar graph(縦軸は vertical axis、横軸は horizontal axis
・折れ線グラフ  line graph
・散布図  scattergram
・一覧表  tablesummarychartlist等  


 今までに挙げたポイントに気をつけ、覚える必要があるものは暗記し、有意義な会議をつくりあげていってくださいね。

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