1. 仕事の資料を英語で書くときのわかりやすい書き方

仕事の資料を英語で書くときのわかりやすい書き方


 オリンピックの開催も決定し、国際化が進んでいく日本ですが、一般企業でもこれから積極的に英語を取り入れるという企業が増え、やむを得ずビジネス英語の勉強をしているという人も少なくないでしょう。

 そんな方が、仕事の資料を書く際に英語で書かなくてはならなくなった場合、一体どんなことに気を付ければ相手に伝わりやすい書き方ができるのか。ここではそんな、仕事の資料を英語で書く時の分かりやすい書き方についてお話します。 

書き方をパターン化する

  まず全体の構成については、章ごとにパターン化してある資料がわかりやすいとされています。従って、各章を同じような形式で整え、表紙の後に全体の構成、概要を書いたカバーレターを一枚と目次を付けるといいでしょう。資料が多くなる場合は、できれば各章での見出しも揃えるようにするとよりパターン化されます。

 例えば、概要・章の目的・内容・結論・考察といったような見出しを各章ごとに設け、それに対して内容を埋めていくと、論証やロジックのフローチャートがはっきり見える資料作りが可能となります。

 箇条書きを活用する

  日本の資料もそうですが、英語の資料も箇条書きがふんだんに使われています。箇条書きは内容をシンプルで簡潔に、かつ解りやすく伝えることができるためとても資料に向いています。

 資料の種類にもよりますが、会議で配布するような資料(企画書や設計書など)に記載する箇条書きは、後に会議へ参加していなかった人々が読んでもある程度理解ができるように多少長くてもその文章だけできちんと内容が把握できるよう明確に書くのが良いです。

 プレゼンの資料の場合は口頭でのプレゼンテーションの補佐的な役割で作成するので、箇条書きはキーワードだけでもいいので簡潔であることを前提に作成します。箇条書きを使用する場合は、文章的に問題がなければ全てのリストの品詞を揃えると非常にわかりやすい資料になります。 

図やイラストは説明文を付けて

  英語の資料では図やイラストがあまり使われていません。必要な際にグラフや表を挿入することはありますが、基本的に文章で説明できることを図にしたり絵で表したりということはしません。

 なぜかというと、文章であればそれを読むだけで内容が把握できますが、それが図や絵になると、そこから書かれていない文章を読みとらなければならないからです。私達日本人にとって図解はとても解りやすく見やすい方法ですが、これが英語となると絵から文章を読み取るといった作業を間に一つ入れられてしまったような感覚になり、資料を分かりにくくさせる原因になってしまいます。

 したがって、なるべく文章で説明できることは文章で、それが難しい場合は図や絵を付けてその冒頭で何に関する図や絵なのかを文章で解説することをオススメします。 

結論を結論としてはっきり書く 

 資料の中で一番大切なのは結論とそれに対しての相手の意見です。したがって、英語の資料では、結論から先に書かれているものがとても多くあります。

 結論については資料の始めにかいても終わりで書いてもどちらでも問題ありませんが、とにかく明確に結論が書いてあることを示す必要があるでしょう。あとは資料を提出した際に求められるアディッショナルな質問について、口頭で切り返せるように練習すれば、充実した会議が開けるはずです。

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