1. 業務の引き継ぎをしてもらった人へお礼のメールを送るときのポイント

業務の引き継ぎをしてもらった人へお礼のメールを送るときのポイント

by nekonomania
 仕事をするにあたり、引き継ぎというのはとても重要な業務の一つです。転勤や他部署への異動の際には必ず作成しなければならないものですが、その様な事がなくても、自分が今まで取り組んでいた事業を引き継ぐ場合には引き継ぎ書を作成した方が相手に対しても丁寧です。

 もちろん、引き継ぎ書を作成するには相応の時間や労力がかかります。そのため、引き継いだ側が適切なお礼を伝えておく事は、今後良好な関係を築いていくためにも役立ちます。このお礼をメールで伝える場合、どの様に送れば良いのでしょうか。

ビジネスメールの様式に則る

 様式は、自分の会社で主に使用している様式に則って作りましょう。お礼とは言っても、ビジネス上のお礼になります。

 個人的なお礼をメールで伝えたいのであれば、個人同士のモバイルなどでやりとりをしましょう。

相手側に配慮した内容を書く

 自分が逆の立場に立った時のことを考えてみましょう。自分の行なっていた仕事を引き継いでくれる人が困らない様に、色々考えて作った引き継ぎ書です。後任の人からお礼のメールが届きましたが、内容が「この度はありがとうございました。」だけだったとします。さて、自分だったら一体どう感じるでしょうか。

 自分の伝えたかった事が確実に伝わっているのかどうか、不安になるのではないでしょうか。もちろん、仕事上必要な事だけで良いのですから余分な事は割愛する方法は間違えてはいません。しかし、仕事とは言ってもそれを行なっているのは普通の感情をもった人間です。そのため、簡潔ながらも少しの手間を加えるだけで相手側の想いにも配慮したお礼メールが作れるのです。

引き継ぎ書の要点を記す

 引き継ぎ書を見ると、前任者がどんな事に注意を払っていたのか、何を気をつけて欲しいと思って作ったのかが分かると思います。箇条書きだけの引き継ぎ書であっても、書かれている項目数だけでも判断する事が出来るでしょう。

 そこから、自分が読みとる事が出来た相手が伝えたいと思っている要点を簡単に記してみます。そうすれば、お礼のメールではあってもきちんと自分が引き継ぎたかった事が伝わって居るという安心感を得てもらう事が出来るかもしれません。仕事においてもきちんとした気遣いは必要なのです。

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