1. ミスに気付いても慌てない!送付した書類の訂正方法

ミスに気付いても慌てない!送付した書類の訂正方法

by Âtin
 顧客に送付した書類を読み直して間違いに気付くことは誰にでもあることです。そんな時は慌てないで、書類を訂正して送り直せば良いのですが、送り直すにはルールがあります。そのルールさえ守れば、書類を誤っても慌てる必要はありません。文書にはゴルフの開催案内のようなものと、見積仕様書のような重要なものまで幅広くあります。重要性に応じて、書類を訂正するルールを見ていきます。

パターン別訂正方法

あまり重要でない書類の場合

 書類の誤りに気付いたらすぐに訂正事項を送り直します。その際には何の書類かを明確にし、誤りを詫びた文書を一緒にした上で送り直します。送付する前に、電話で誤りについて一報を入れるとさらに確実です。

 例文:「3月31日に送りましたゴルフの開催案内の件ですが、開始時間を誤っておりました。開始時間を9時と書いていましたが、10時の誤りでした。文書を修正しましたので、改めて送付させていただきます。今後、このような誤った文書を送付しないように、良く確認した上で送らせていただきます。本当に今回の件は心からお詫びいたします」

重要な書類の場合

 見積もり仕様書などに誤りがあった場合は相手先だけでなく、関係部署にも訂正した正確な文書を出し直す必要があります。文書を修正する場合は、文書の表紙にレビジョンマークを入れて、いつ、どこの箇所を、どういう理由で修正したかを明確にした上で文書を訂正します。文書内容の訂正箇所は、レビジョンマークをいれ、書き直します。書き直した個所を雲マークで囲みます。

 表紙には、「REV1.2014.4.1ページ5の10行目書き誤りのため修正」と修正欄に記入します。ページ5では、修正箇所にREV1と入れ、「A部品の材質はBとする」を消して「A部品の材質はCとする」に書き換え、修正部分が分かるように雲マークで囲みます。

電子メールの場合

 電子メールで文書のやり取りをした場合は、文書の誤りを詫びた上で、修正した文書を添付して送ります。電子メールは受領数が多いので、いつ、表題は何で送信したかを明示して再送します。

修正後の処理

 誤った文書を修正して送付し、関係部署に正式な文書を渡せばそれで終わりというわけではありません。大事なのは差し替えまですることです。電子文書としてデータベース化されていたらそこまで訂正します。また、差し替えの記録もしっかり残してください。ややこしい事態を起こさないために誤った書類とそれに関連する書類の廃棄処分も忘れずに。ここまでやって書類の訂正は完了です。


 書類を作成する時は何度も見直して送付しますが、誤りは出るものです。重要性に関わらず、直ちに誤りをルールに従って訂正すれば、問題にはなりません。いい加減な対応で迷惑をかけないように、ルールに則った対応をしてください。

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