1. 経営情報を管理するために企業で徹底すべきこと一覧

経営情報を管理するために企業で徹底すべきこと一覧

by Istvan
 ビジネスで絶対に起こしてはいけないのが情報漏れです。今回は紙媒体、デジタル媒体のそれぞれで経営情報を管理するためのチェックポイントを紹介します。

紙媒体の経営情報の管理

 パソコンでの仕事がほとんどの現代でも、書類での管理はなくなりません。格納場所、施錠などによる部屋の管理が必要です。格納する書類は、見えるような明確さで管理すべきです。管理方法をルール化して、全員に周知します。やるべきことは以下の通りです。

・書類のキャビネットが管理できるように、どこに何の書類があるかを記録。
・書類のフォルダーには社外持ち出し禁止等の注意点のマークを付ける。持ち出す場合は 誰が、どこで使っているか分かるように記録させる。
・書類のコピーは原則禁止。コピープロテクトをハード的に使うかはコストで判断。
・書類を捨てる時は記録。また、シュレッダーに掛けて書類が外部に出ないようにする。
・経営情報をコピーして持つ事は絶対禁止。

デジタルデータの経営情報の管理

 情報管理をルール化し、全員に周知することが重要です。デジタル情報のファイルの管理とパソコン等のメディア管理が必要になります。

・ファイルの階層作りのルールを決め、アクセスできる階層、セクションを明確化する。
・ファイルの重要性によって、コピー禁止、ダウンロード禁止措置を施す。
・ログをきちんと取って、誰がいつ使って、いつコピーしたか等を記録。
・ファイルをメールに添付する場合には、暗号化して添付。
・外部からの攻撃防止のためにウィルス対策、ファイアウォール構築を施す。
・バックアップを取る事をルーチン化する。
・個人のパソコンには個人用のファイル以外は、絶対入れない。
・ファイルをコピーして外に持ち出すときは許可をとる。
・外部記憶媒体の制限を掛けて、かってに持ち込まないようにする。
・顧客プレゼン等で外部にパソコン持ち出す場合は必ずロックをかける。


 
 ここまで紙媒体、デジタル媒体それぞれの情報管理について述べてきましたが、管理するためにはメンバー全員が面倒くさい事が発生することを皆が納得の上で管理することが必要です。また、制度が守られているか定期的にチェックすることも重要です。情報管理の重要性はますます高まっています。これらの点に注意して情報漏れが起こらないようにしてください。

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