1. 会議の時間を調整する時に気をつけるべきこと

会議の時間を調整する時に気をつけるべきこと

by akira yamada
 会議を行っている際に様々な意見をぶつけ合ってしまうと、会議の時間がどうしてもかかってしまいます。そうなると、後の仕事に影響が出てしまうので、なんとか時間を短く終わらせないといけません。今回は会議の時間を調整する時に気をつけるべきことについて書いていきたいと思います。

予定を細かく分散して時間を設定する

 会議の時間を調整する時に気をつけるべきことについて、まず考えなくてはならないことは、会議内での予定を細かく管理して時間を調節することです。例えば、各人が発言する際には、一人当たりの時間配分や、特定の話題については一定の時間を設けるといったことがあります。

 時間の進みが遅かったり早かったりすれば、余計なところは省いたり欲しいところにたっぷりを時間を注ぐところができるようにうまく調整がつけやすくなります。事前にどのあたりが重要な部分であるか、時間調節に使えそうなところを把握して会議に臨むといいと思います。

会話をまとめる

 次に、会議の時間を調整する時に気をつけるべきことは、各人の会話を素早くまとめたり適切な司会進行で時間を調節することです。会議が進行すれば、議論が煮詰まってくるので、適度な時間に早めに話をまとめておけば時間の調節はうまくいくようになります。

 逆に、かえって議会の進行が遅く、議論もうまくいかないときや各人が意見を言いすぎていたりするときには、司会の方が時間が押している旨や発言を止めることを促して、会議の進行をうまく調節するようにすると良いでしょう。

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