1. ゴールデンウィークの休暇を取引先に知らせるビジネスメールの注意すべきポイント

ゴールデンウィークの休暇を取引先に知らせるビジネスメールの注意すべきポイント

 
 
 ゴールデンウィークは日本独特のお休みの一つです。他にも、お盆休みという習慣や年末年始のお休みという休暇も同様です。年末年始は他の国でもお休みを取る場所もありますが、ほとんどの国で国独自の長期的休暇があります。

 「日本が休暇なのだから外国も休みだろう」と考えてはいけません。日本の企業は海外に工場があったり、取引先が海外のお客様であるということも多くなってきました。こちらから事前にゴールデンウィークの休暇を取引先に案内することはとても大切です。そこで、今回はゴールデンウィークの休暇を取引先に知らせるビジネスメールの注意すべきポイントを述べて行きます。

ポイントを抑えてビジネス英語メールを作る

 取引先に長期のゴールデンウィーク休暇について伝えなければいけないことは以下の3点です。

1.休暇の期間
2.いつから再開する予定か
3.休みの間の連絡先

 休みの間に連絡できる場所は確保しておきましょう。休暇中は連絡を取りずらくなりがちですが、今は電子メールやスカイプなどで外国と瞬時にやり取りができる時代です。特に、取引先が海外となると緊急事態が起きてしまった場合、国内の取引よりも所要時間が多くなるため、迅速な対処が求められます。とはいっても、会社全体が休みで対処できないことのほうが多いかもしれません。しかし取引先にしてみれば、休みの間も連絡が取れたということが多少の安心感につながります。また、事前に事態を把握していれば休み明けにすぐに対応できるということにもつながります。

 そのため、休みの間も取引先や海外工場とやり取りのできる方法を確保しておくことはとても大切なポイントの一つです。

連絡は早すぎるくらいが丁度良い

 取引先が海外の場合にゴールデンウィークの長期休みの案内は、早すぎるかなと思うくらい事前にしておくことをオススメします。特に、日本の企業と取引することが初めての会社については注意が必要になります。そのような企業は、日本の長期休暇について全く把握していない場合が多くあります。そのため、2,3週間前になってからビジネスメールでゴールデンウィークについて報告すると、取引に支障が出る可能性が多くあります。

 国をまたいで商品のやり取りをしたり、ビジネスをするということはとても時間が必要になる作業です。輸入や輸出の手順を経て、もののやり取りをすることがほとんどです。そのため、その作業時間と物流にかかる時間を考えて数ヶ月前には英語のビジネスメールでお知らせしておく必要が出てきます。

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