取引先を会食に招待する際に「待ち合わせ場所」をメールで知らせるときのポイント

　大切な取引先を会食に招待するのは、良好な取引関係を継続し、発展させるための大切な仕事です。ビジネスマンとしての「腕の見せどころ」と言ってもいいでしょう。先方に食事と会話を楽しんでいただき、「今日は楽しい会だった」と満足して会場を後にしていただくことが、そのテーマです。そのためには、万全の準備をしなければなりません。ここでは、会食で取引先と待ち合わせをする場合、事前にメールで待ち合わせ場所をお知らせするときのポイントについて説明します。

　そもそも論になりますが、「なぜ待ち合わせをするのか」を考えておくことが、場所をお知らせするときの、基本的な心構えになります。先方が知っている会場であれば、そもそも「待ち合わせ」をする必要はありません。

　つまり、先方にとって未知の会場であり、しかもその会場の場所がわかりにくいからこそ、会場以外の場所で待ち合わせするわけです。ということは、わかりやすい待ち合わせ場所を選ばねばなりませんし、わかりやすい方法で場所をお知らせしなくてはならないのです。

　ですから、こちらから送ったメールを見た先方が、待ち合わせ場所に迷ってしまうということは、絶対にあってはいけません。だれが見てもわかりやすく、迷わずにその場所に着くことができるメール内容にしなければならないのです。

　会場の最寄り駅近くのカフェで待ち合わせる場合を例に説明しましょう。例えば、こんなメールを送りがちなのではないでしょうか。「○○駅駅前の△△というカフェでお待ちしております。駅の西口を出て頂ければ、すぐお分かりになると思います。」

　その場所をよく知っている人なら「すぐわかる」でしょうが、初めての人に対しては、不親切な説明です。より詳しく、「△△というカフェでお待ちしております。○○駅の西口を出て頂き、斜め右をご覧下さい。××銀行の看板がお目に留まると思います。その銀行の向かって左隣のテナントビルの2階が、カフェ△△です。」というように説明してはどうでしょうか。先方は「行き届いた説明」という印象を受けるでしょうし、迷うことはないでしょう。

　ベストなのは、待ち合わせ場所の写真を事前に撮って、それを添付したメールを送る方法です。これは例えば、駅構内で待ち合わせる場合でも、ただ「○○駅西口改札を出たところで」などと文字だけで説明するより、ずっとわかりやすい案内になります。

　案内のメールを送った後でフォローするとなおいいでしょう。会食の前日、あるいは当日に「明日（本日）の××時にお待ちしております」という電話を入れましょう。その際に「先日、メールをお送りいたしましたが、もし場所がおわかりになりにくい場合は、お電話ください」とひと言つけ加えます。行き届いた接待、これが取引先との会食で心がけるべきことです。