1. 個人宛の「送付状」に書く挨拶文のポイント

個人宛の「送付状」に書く挨拶文のポイント

個人宛の「送付状」に書く挨拶文のポイント 1番目の画像

 書類を郵送したりFAXで書類を送信したりするときに、一緒に添付する「送付状」。

 そんな送付状だが、社会人になるまで一度も書いたことがない人は書き方に困ったこともあるのでは?

 今回はそんな人のために、個人宛に書類を送るときの送付状を書く挨拶文のポイントを紹介したい。

【個人宛に書類を出す場合】送付状の書き方

 まずは、送付状の書き方を簡単に説明したい。

送付状を書く際のチェックポイント

  • 書類の右上に日付を書く
  • 書類の左上に宛先を書く
    ※会社名、役職名、名前、個人の名前の後には必ず「様」をつける
  • 宛先より下の右上に差出人を書く(会社名、役職名、名前、連絡先)
  • 書類のタイトル
  • 頭語(拝啓など)
  • 時候の挨拶
  • 本分(書類の枚数や概要)
  • 結語(敬具など)

 送付状は、相手にとって書類の“案内役”となるもの。

 相手に欠かさず書類を確認してもらう役割もあるため、送付状はとても重要なものだ。

 送付状を作成する際には、内容や言葉遣いに間違いのないようにすることを心がけよう。

挨拶文の頭語と結語について

 先述したように、送付状の文章はまず「挨拶」から書き出そう。

送付状の挨拶文は「頭語+時候の挨拶+ビジネス上の挨拶フレーズ」

 挨拶文の内容は、頭語と時候の挨拶、そしてビジネス上での挨拶フレーズの3つ。

 挨拶文の頭語とは、人が会った時に初めにかわす言葉「こんにちは」などの代わりとなるものである。

「頭語と結語」の使い方に注意!

 頭語に対して結語は、「さようなら」の代わりになる言葉。

 頭語と結語はセットになっており、拝啓のときは敬具謹啓は敬伯と決まっている。組み合わせを間違えないように気をつけてほしい。

 ちなみに会社や個人などの宛先に関係なく、頭語と結語は用いることが可能だ。ビジネス書類に使える基本用語として覚えておこう。

時候の挨拶とビジネス挨拶

個人宛の「送付状」に書く挨拶文のポイント 2番目の画像

 頭語の後には、時候の挨拶を書く。

 以下に時候の挨拶の例を示したので、書き方に悩んだ際には参考にしてほしい。

【例文】時候の挨拶

  • 「拝啓 春暖の候、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」

個人宛の送付状で「ご盛栄」は適切ではない

 左上に宛先を書いていない場合は、「春暖の候、○○様におかれましては時下~」と時候の挨拶に個人名を入れて書くこともある。

 また、挨拶文に使われている「ご清祥」とは相手の健康を喜ぶ言葉だ。

 「ご清祥」の部分を「ご盛栄」と書く場合があるが、「ご盛栄」とは商売などがますます盛んになるという意味のため、個人宛の場合には適切ではない。

ビジネスの挨拶文「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」

 時候の挨拶の後は、ビジネス挨拶を記そう。

 送付状では「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」といったフレーズが一般的だ。


 送付状に書く挨拶文は、あくまでも定型文だ。

 個人宛に送る場合も会社に送る場合も基本の文章は同じだが、挨拶文の言葉の意味によっては、個人宛に使えない言葉もあるので注意してほしい。

 本記事を参考に、送付状や書類の文章に間違った記載がないか再度確認してから書類を送ろう。

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