1. 個人宛ての「送付状」に書く挨拶文のポイント

個人宛ての「送付状」に書く挨拶文のポイント

by Nisa Yeh
 送付状とは、書類を郵送したりFAXで書類を送信したりするときに、一緒に添付する書類のことです。送付状には、挨拶文を必ず書きます。大学を卒業したばかりの新入社員の人などは、「挨拶文ってどうやって書くの?」と疑問に持たれると思います。今回はそんな人の為に、個人宛ての送付状に書く挨拶文のポイントを紹介します。

送付状の書き方

 まず送付状の書き方を簡単に説明します。書類の右上に日付、左上に宛先(会社名、役職名、名前、個人の名前の後には必ず「様」を付ける)、宛先より下の右上に差出人(会社名、役職名、名前、連絡先)次に書類のタイトル、頭語(拝啓など)、時候の挨拶、本分(書類の枚数や概要)、結語(敬具など)となります。送付状は、送る書類の案内役となるものです。送付する書類を相手先にきちんと確認してもうらうためにも、重要なものですので、間違いのないように作成して下さい。

挨拶文の頭語と結語について

 送付状の書き出しはまず挨拶から書きます。挨拶文の内容は、頭語と時候の挨拶、そしてビジネス上での挨拶の3つです。挨拶文の頭語とは、人が会った時に初めにかわす言葉の代わりで、「こんにちは」の代わりに書くのが頭語という事になります。反対に結語は、「さようなら」の代りになる言葉。頭語と結語はセットになっていて、拝啓のときは敬具、謹啓は敬伯と決まっています。会社宛、個人宛関係なく、頭語と結語は用いる事が出来ます。

時候の挨拶とビジネス挨拶

 頭語の後には、時候の挨拶を書きます。よく使われる時候の挨拶は以下のようになります。

例:「拝啓 春暖の候、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」

 左上に宛先を書いていない場合は、「春暖の候、○○様におかれましては時下~」と個人名を入れて書く場合もあります。「ご清祥」とは相手の健康を喜ぶ言葉です。この「ご清祥」の部分に「ご盛栄」と書く場合がありますが、「ご盛栄」とは商売などがますます盛んになるという意味なので、個人宛の場合には用いりません。

 時候の挨拶の後は、ビジネスの挨拶文を書きます。例えば、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」や「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」がよく使われます。

 
 送付状に書く挨拶文は、ビジネス上での挨拶ですので、だいたい文章が決まっています。個人宛に送る場合も会社に送る場合も基本は同じですが、挨拶文の言葉の意味によっては、個人宛に使えない言葉もあるので注意して下さい。送付状で大切なのは、送る書類の確認を相手先にしてもらう事ですので、本分の内容に間違った記載がないか、もう一度確認してから送付するようにしましょう。

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