【英語でのアポメール】英語でスマートに海外出張のアポイントメントを取る時の5つのポイント

飛行機に乗って遠くまで来たのに肝心の訪問先の担当者が不在という事態を避けるためにも、海外出張は国内出張に比べて、訪問先としっかり連絡をとる必要があります。

本記事では、メールで海外出張時のアポイントメントを取る際のポイントと例を紹介します。

英語で正確にアポイントメントを取って、不安のない海外出張をしましょう。

海外出張では事前のアポイントを取っておこう

海外出張では「事前にアポイントメントを取る」ことが大切です。

せっかくはるばる海外にまで足を運んで、お目当ての相手とミーティングできなかった……なんてことにならないよう事前にアポイントメントを取っておくことが重要です。

ただでさえ緊張する海外出張です。初めての訪問先となるとなおさら緊張してしまうものなのでしっかりと事前の準備を行いましょう。

海外出張前に送る英語のアポイントメントメールを書く5つのポイント

英語でアポイントメントメールをうまく書けるか不安を感じている人も多いのではないでしょうか。

英語のメールも、日本語のメールのように、ポイントを押さえれば、簡単に書けるようになります。

以下の海外出張前に送る英語のアポイントメントメールを書く5つのポイントを押さえた上で、英語でのアポイントメントのメールを作成してみてください。

ポイント1．件名はシンプルに要件を伝える

英語のアポイントメントメールのポイントの1つ目は、「件名はシンプルに要件を伝えること」です。

英語だけに限らず、ビジネスメールでは件名がとても大切です。

たくさんのメールが送られてくる中、件名だけでメールを読む優先順位をつけられる可能性があります。

件名はわかりやすく、シンプルにメール全体の内容をまとめた要件を伝えましょう。

日本語の場合「◯◯について」というテンプレートがありますが、英語だと「About appointment 」と書いても、抽象的すぎて伝わりません。

アポイントメントのお願いのメールの場合は、「Request for an appointment」や「Request for an appointment on July 12th」のように抽象的すぎないように書きましょう。

アポイントメントの確認メール場合は、「Confirmation of appointment」のように「Confirmation（確認）」を使うと内容が相手にわかりやすいです。

ポイント2．メールで自己紹介／会社紹介を記載する

英語のアポイントメントメールのポイントの2つ目は、「メールで自己紹介もしくは会社紹介を記載すること」です。

アポイントメントのメールを作成する際、つい本題に先走ってしまうことが多いですが、最初に「自己紹介または会社紹介」をすることを忘れてはいけません。

「自己紹介」では、自分の「名前・会社名・部署」を必ず伝え、日本の企業であることを明示しましょう。

相手の会社に初めてコンタクトをとる際は、会社の概要を伝える必要があります。「どういう企業なのか」という簡単な会社の説明を加えましょう。

ポイント3．丁寧な英語表現を使ってメールを作成する

英語のアポイントメントメールのポイントの3つ目は、「丁寧な英語表現を使ってメールを作成すること」です。

初めての訪問先ともなれば、出張先で先方に依頼をお願いするケースもでてきます。

アポイントメントをメールで依頼をお願いする際には、相手に好感を抱いて貰えるような話し方を心がけましょう。

相手に好感を持ってもらうためには、「丁寧な英語表現」を使ってメールを作成することが大切です。

アポイントメントを取る際に使える丁寧な英語表現を以下にまとめるので、チェックしてみてください。

ポイント4．アポイントメントの要点を英語で箇条書きにする

英語のアポイントメントメールのポイントの4つ目は、「アポイントメントの要点を英語で箇条書きにすること」です。

アポイントメントを取る際には、メールの内容を英語で簡潔に記すことが大切です。

まず「いつ・どこで・誰と・どのように・何を・なぜ・その他」を箇条書きにすると要点が明確になり、メールを作成しやすくなります。

ポイント5．アポイントの候補日を指定する

英語のアポイントメントメールのポイントの5つ目は、「アポイントメントの候補日を指定すること」です。

相手の都合のいい日時をはじめに聞くと、自分の都合が悪い場合があります。

また、相手も海外に住んでいる取引相手の状況を考慮して都合のいい日時を選ぶのは大変です。

なので、アポイントメントメールを送る際は、自分の都合のいい日時を複数上げその中から選んでもらうとスムーズに話を進められます。

複数の会社に打診をしている場合は時間がかぶってしまう可能性もあります。その場合は、どうしてもアポをとりたい会社にまず連絡をすることがおすすめです。重要なアポの予定を決めてから、後の予定を立てられるように時間に余裕を持ってアポイントを取りましょう。

また、出張日が差し迫っている場合や、必ず返信をもらいたいときには「◯日までに返事がほしい」と指定することもおすすめです。

【例文】海外出張のアポイントメントを取る英語のメールの例

アポイントメントのメールを送る際の注意点を紹介してきました。

いざ英語でアポイントメントのメールを作成しようとしてみると、なかなか内容がまとまらず難しく感じる人も多いのではないでしょうか。

メール内容を箇条書きにして要点を整理できたら、実際に文章にしてみましょう。

英語で海外出張時のアポイントメントを取るときに使えるメールの例を訳とあわせて挙げるので、参考にしてください。

相手からアポイントメントの日時と共に「OKです」と返信が来たら、こちらの旅程の詳細を連絡しましょう。　

相手から資料やサンプルのリクエストなどがあれば、それらを準備をすることも大切です。

相手のリクエストを待つだけではなく、こちらからも相手に見せられる資料やサンプルがあれば、メールの中で触れてみるといいでしょう。

アポイントが取れたら海外出張の準備をしよう

本記事では、海外出張時の訪問先にアポイントメントを取るときのポイントをメールの例と合わせて紹介してきました。

アポイントメントのメールを送る前に内容を箇条書きにしたメモを作ると、要点をスマートに伝えれます。

本記事を参考にアポイントメントをしっかりとってから、海外出張に挑んでください。

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