1. 英語でスマートに海外出張のアポイントメントを取る時のポイント

英語でスマートに海外出張のアポイントメントを取る時のポイント


 海外出張となると、国内出張に比べてより念入りな準備をしておかないと、飛行機で遠くまで出かけて来たのに、肝心の話し相手が不在では笑い話にもなりません。

 また初めての訪問先ともなれば、先方のご協力を依頼しなければならないケースもでてきます。最初のアポを英語で取りつける際には、相手に好感を抱いて貰える様な話しの進め方で出張を不安なくスタートさせる事が大切です。

 いつ・どこで・誰と・どのように・何をしたいのかを自分でもきちんと説明出来ないままに、やみくもに相手に連絡を取ってしまったら、要領を得ないやりとりで何度も英語で連絡しなければならない羽目になります。友達との待ち合わせならいざ知らず、英語でのビジネスのアポはスマートに決めましょう。

アポを取る前に要点を箇条書きにする

1,何時…5月10日
2,どこで…御社(アメリカ)
3,誰とアポしたいか…営業部門のMr. Brown と
4,どの様に…こちらのスケヂュールを書きだす
5,何を…新製品の説明
6,何故…マーケットの拡大に役立つから
7,その他…何か特別に用意しておく物があるかの問い合わせ

 上記の様に書きだしてみれば、英語で連絡すべき内容が理路整然としてきます。英語で出張のアポをとる時、現在ではほとんどがメールで行われていますので、ここではメールでアポを取るものとして一例をあげてみます。

Dear Mr. Brown,
 We are very pleased to inform you that we have a planning schedule for USA business trip on or around 8th May. It’s a good opportunity to visit at your office for introduction our new product to expand the mutual market.
Could you please kindly let us know your convenient time by return in your favor and also your requests if any.
 We are looking forward to your reply.
Thanks and best regards,

(和訳)
ブラウンさん
今回5月8日辺りで、アメリカへビジネス出張する予定なのですが、この好機に御社を訪問して私どもにも御社にもマーケット拡大の為の新製品の御案内をしたいと思います。是非、ご都合のよいお時間を折り返しご連絡頂けないでしょうか。また何かご要望がありましたら、併せてお知らせ願います。ご連絡をお待ちしています。
敬具

 上記の様なメールで相手に打診します。相手からアポの日時と共にOKですと返信が来たら、こちらの旅程の詳細を連絡します。また、相手から資料やサンプルのリクエストなどがあれば準備をします。相手のリクエストを待つだけではなく、こちらからビジネスに役立つオファー可能な資料などがあれば、メールの中で触れてみる事もよいでしょう。

出張先が初めての訪問先ではない場合

 取引もある様な懇意にしている相手先である場合には、担当者とも連絡を取り合っているのですから電話でアポを取れますが、その後で必ず日程や連絡すべき詳細はメールで送っていくことが無難です。

 英語で海外の相手先への訪問のアポを取る時、海外出張の連絡を入れる前に伝える内容や聞きたい事を箇条書きに書きだしたメモをベースに英語でメールなり電話をするとスマートに伝えられます。

 相手の都合も聞くことは忘れてはいけません。懇意な相手先の場合で電話でアポを取りつけても、詳細な日程など重要な事はメールで確認しておきましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する