1. 英語でスマートに海外出張のアポイントメントを取る時のポイント

英語でスマートに海外出張のアポイントメントを取る時のポイント

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 海外出張は国内出張に比べて、訪問先としっかり連絡をとる必要がある。飛行機に乗って遠くまで来たのに肝心の訪問先の担当者が不在、という事態は避けたい。

 そこで本記事では、メールで海外出張時のアポイントメントを取る際のポイントと例を紹介する。

 しっかり英語でアポイントメントを取って、安心して海外出張をしよう。

英語のメールで海外出張のアポイントメントを取る

 ただでさえ緊張する海外出張だが、初めての訪問先となると更に緊張してしまうものだ。

 海外出張に行く前にメールでアポイントメントを取る際の注意すべき点を見ていこう。

海外出張では事前にアポイントメントを取る

 海外出張では「事前にアポイントメントを取る」ことが大切だ。 

 以下のポイントを押さえた上で、英語でアポイントメントのメールを送ってみてほしい。

  事前にアポイントメントを取っておくと、当日安心して訪問先に向かうことができるだろう。

【英語メールでの出張アポの取り方①】メールに自己紹介/会社紹介を英語で書く

 アポイントメントのメールを作成する際、つい本題に先走ってしまうことが多いが、最初に「自己紹介/会社紹介」をすることを忘れてはいけない。

 「自己紹介」では、自分の「名前・会社名・部署」を必ず伝え、日本の企業であることを明示しよう。

 相手の会社に初めてコンタクトをとる際は、会社の概要を伝える必要がある。「どういう企業なのか」という詳細な会社の説明を加えるといいだろう。 

【英語メールでの出張アポの取り方②】丁寧な英語表現を使ってメールを作成する

 初めての訪問先ともなれば、出張先で先方に依頼をするケースもでてくる。

 アポイントメントをメールをで取りつける際には、相手に好感を抱いて貰えるような話し方を心がけよう。

 相手に好感を持ってもらうためには、「丁寧な英語表現」を使ってメールを作成することが大切だ。

 アポイントメントを取る際に使える丁寧な英語表現を以下にまとめるので、チェックしてみてほしい。

海外出張のアポイントメントをとる際に使える「英語メール表現」

  • I would like to meet you at your office.(御宅のオフィスでぜひお会いしたいです)
  • Would it be possible to show you our new products?(弊社の新商品を紹介することは可能でしょうか?)
  • I was wondering if we could discuss.(話し合うことができれば幸いに存じます)

海外出張前に送る英語のアポイントメントメールのポイント

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 アポイントメントのメールを送る際の注意点を紹介した。

 いざ英語でアポイントメントのメールを作成しようとしてみると、なかなか内容がまとまらず難しく感じるものだ。

 以下にアポイントメントのメールを英語でまとめる方法を紹介するので、メールの例と合わせて参考に作成してみてほしい。

アポイントメントの要点を英語で箇条書きにする

 アポイントメントを取る際には、メールの内容を英語で簡潔に記すことが大切だ。

 まず「いつ・どこで・誰と・どのように・何を・なぜ・その他」を箇条書きにすると要点が明確になり、メールを作成しやすくなる。 

アポイントメントの要点を英語でまとめる際の例

  • いつ:5月10日
  • どこで:御社(アメリカ)
  • 誰にアポをとりたいのか:営業部門のMr. Brown と
  • どのように(営業するのか):こちらのスケジュールや道具を書きだす
  • 何を(営業するのか):新製品の説明
  • 何故(営業するのか):マーケットの拡大に役立つから
  • その他:何か特別に用意しておく物があるかの問い合わせ

海外出張のアポイントメントを取る英語のメールの例

 メール内容を箇条書きにして要点を整理できたら、実際に文章にしてみよう。

 英語で海外出張時のアポイントメントを取るときに使えるメールの例を訳と併せて挙げるので、参考にしてみてほしい。

アポイントメントを取る際のメールの例

  • Dear Mr. Brown,

     I am Miki Sato the Sales director of ABC company from Japan and we are planning a business trip to USA on around May 8th. Would it be possible to meet at your office? We would like to show our new products for expanding global market. I would appreciate it if you would let us know your convenient date or time.

     We are looking forward to our reply.

    Thanks and best regards,
  • (和訳)

    ブラウンさん

    私は日本にあるABC会社の販売担当をしている佐藤美希と申します。今回5月8日辺りで、アメリカへのビジネス出張を予定しておりますが、この好機に御社を訪問して私どもにも御社にもマーケット拡大の為の新製品の御案内をしたいと思います。是非、ご都合のよいお時間を折り返しご連絡頂けないでしょうか。ご連絡をお待ちしています。

    敬具

 相手からアポイントメントの日時と共に「OKです」と返信が来たら、こちらの旅程の詳細を連絡しよう。 

 相手から資料やサンプルのリクエストなどがあれば、それらを準備をすることも大切だ。

 相手のリクエストを待つだけではなく、こちらからも相手に見せられる資料やサンプルがあれば、メールの中で触れてみるといいだろう。


 海外出張時の訪問先にアポイントメントを取るときのポイントをメールの例と合わせて紹介してきた。

 アポイントメントのメールを送る前に内容を箇条書きにしたメモを作ると、要点をスマートに伝えることができる。

 本記事を参考にアポイントメントをしっかりとってから、海外出張に挑もう。

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