1. 書類の送付をする時に同封する添え書きの書き方

書類の送付をする時に同封する添え書きの書き方


 書類やサンプル品などを、FAXや郵便物や宅配便などで送る時に添付する書類を添え書きといいます。品物のみを送るのではなく、添え書きを一緒に添付することは、大切なビジネスマナーの一つです。添え書きの内容は、挨拶、差出人の情報、送付物の内容などです。

添え書きの役割

 文書は、本来は直接持参して相手に手渡しするものです。それをこちらの都合によって、FAXで送ったり郵送したりするので、その旨を伝える挨拶として、添え書きをします。

 また、添え書きには送付する用件や内容、差出人の情報、書類の数量などを通知する役割もあります。さらに、添え書きによって送付する書類に書ききれなくて付け加えたい内容を知らせることもできます。

 一般的に、添え書きはA4サイズの用紙に横書きで作成します。パソコンで作成する場合がほとんどですが、自分の気持ちを込めて書きたいと思うなら手書きでも失礼には当たりません。

添え書きの内容

 まず、作成日や投函日などの日付を載せます。そして、差出人の会社名、住所、電話番号、部署名、担当者名を記載します。担当者名の所には印鑑が必要な場合もあります。

 次にタイトルです。「書類送付のご案内」「FAX送付のご案内」「資料送付のご案内」など、送付する内容によって変えましょう。そして本文です。本文の書き出しは、簡単な挨拶文を入れます。添え書きの場合は頭語と結語を使用します。よく使う組み合わせは「拝啓」と「敬具」です。その他に「謹啓」「敬具」の組み合わせもよく使用されます。

 挨拶文の文章例としては、「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」や「拝啓、時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます」などがあります。Wordでは「挿入」→「テキスト」→「挨拶文」ボタンをクリックすると、様々なシーンで使える挨拶文例があるので参考にしてみましょう。

 次に、添付書類の種類と数量を記載します。「記」のあとに「資料所」「見積書」「請求書」などの添付書類名とその数量を記述し、すべて書いたら「以上」で締めます。最後に備考欄を作り、添付書類についての補足説明やコメントなどを書きます。手書きでの一言を加えても良いでしょう。

添え書きの書き方

1.作成日や投函日などの日付を書く。右寄せで「平成〇○年」と書くとよい。
2.宛先を会社名、部署名、氏名の順に改行して書く。
3.差出人を右寄せで書く。住所、氏名のほかに連絡先を書き、差出人は左寄せ。
4.タイトルを中央揃えで書く。
5.挨拶と本文を書く。拝啓で始めた場合は、最後に右寄せで敬具を忘れずに添える。
6.中央揃えで「記」と書き、その後に添付書類の種類と数量を書く。
7.最後に備考欄をつくる。

 添え書き状は、テンプレートがたくさん出ているので、自分に合うものを探して内容だけ書き換えたりすると、正しい添え書きを書くことができます。是非参考にしてみてください。

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