1. 業務の効率化のために活用したい書類送付の時に添える一言

業務の効率化のために活用したい書類送付の時に添える一言


 ビジネスの様々なシーンで、書類のやりとりをしなければならない場面が出てきます。メールなどに添付する書類でも紙の書類でも、共通しているのは書類の受領後に他の書類と紛れたり埋もれてしまったりする傾向があるということです。

 書類整理・管理の能力の問題といってしまえばそれまでですが、そのような書類のトラブルを防ぐには、受領する側だけでなく、送付する側にも工夫が必要になってきます。ここではそのようなトラブル対策として、書類を送付するときに添えておくとよい一言をご紹介しましょう。

誰に届ける書類であるのかを明言する

 まず大切なのは、その書類を送付する目的を明示しておくことです。慌てて書類を作成したときなどには、書類送付までの一連のタスクをやり遂げることだけに意識が向いてしまいがちです。そうなってしまうと、書類としての形をなした時点で送付する側の仕事は完了したと錯覚してしまうことがあるので、注意が必要です。

 何らかの業務を遂行していく上で、その書類がどのような役割を果たすことを意図しているのか、相手側に伝えておかなければなりません。そのためには、まず誰に目を通しておいてほしい書類なのかを明示することです。

 会社内の定型的な業務に付随するものであれば、目を通すべき人物が自明なものもありますが、そのようなときにでもやはり書類を読むべき相手に呼びかけるようなメッセージを一言添えておくと、書類の紛失などが無くなって業務の効率化が期待できます。

内容物を明示する

 また、送付した書類の内訳を明示することも大切です。常識的にいって、複数の書類を送付する際にはそれらを目録として一覧できるような文面を添えて送るのがふつうです。

 ただし、そのような書面の書式は会社内などで習慣的に定まっている場合が多いので、まずはそのような規定に従うことが大事です。ここでは、そのような書面に、さらに一言添えておくと便利な情報について考えてみましょう。

 ぜひ入れておきたいのは、各書類のボリュームについてのコメントです。PC上で書類をやりとりしている場合などは、書類データの大きさは調べればすぐわかるのだからわざわざ伝えておく必要はないとつい思いがちです。しかし、そのような情報を相手にあらかじめ伝えておくことによって、相手がそれらの書類の全貌をイメージしやすくなることは見逃せません。

 そうしておけば、書類を受領した相手の行動がより容易に、また迅速になることが期待できます。また分量が多い書類の場合などは、たとえばデータの部分とそれに基づく考察や議論の部分がそれぞれどのくらいの割合になっているのかを示しておくことも親切です。

情報の重要度を整理して示す

 また別の観点から考えてみましょう。書類を送付するときに役立つ一言というのは、その書類を受領した側のワークフローが円滑に進むことを促進するようなものだということがいえます。

 例えば複数の書類を送付するときに、優先的に目を通しておいてもらいたいものはどれかということを一言添えておくということも考えられます。ある事柄に関する複数の情報が書類内に点在しているときに、どちらの情報の優先順位が高いのかを知らせておくことが有効な場合もあるでしょう。

 もし、新しい情報のほうを無条件に優先すれば良いような状況であれば、個々の書類の作成日時・最終変更日時を明示しておくことも大切です。これらもPCのファイルであれば容易に確認できる場合もありますが、そこに一手間かけておくことでより緊密な情報の共有が可能となります。

 また、相手の手元にある情報を見やすくするためのサポートをするという意味で、すでに相手が持っている書類と内容が重複しそうなら予告しておくことも有益です。これらの要素はいずれも、さまざまな書類の含む情報が錯綜するのを予防することに繋がります。

 ここまでに述べてきたことはいずれも、作成した書類を業務に有効活用することを目的としています。書類を送付するときに効果的な一言を添えることによって、書類作成が単なるルーティンワークに陥ることを防ぎ、業務全体の効率化になります。ぜひお試しください。

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