1. 上司へ仕事の進捗を報告するときのコツ【ミスした時の対策を考えた上で報告する】

上司へ仕事の進捗を報告するときのコツ【ミスした時の対策を考えた上で報告する】

by reynermedia
 仕事をしていると、上司に仕事の進捗を報告することは、誰にでも経験があると思います。報告の仕方によって相手の反応も様々で、時にはミスを報告しなければならい時もあるでしょう。ここでは、ミスというマイナス要素を報告しなければならない時にも役立つ報告のコツを教えます。

結果から報告する

 どんな報告をする時にでも、結果から報告する事が大事。報告される立場に立ってみると、だらだらと経過の話をされるより、まず結果を知りたいものです。

 「○○の件ですが、△△時に取引先にいって担当者の方と話をしました。そこで…以上の会議の結果、契約が成立しました。」

 上の内容は過程から報告して最後に結果を報告したケースですが、一番知りたい結果を最後に話すだけで話が長く感じてしまいます。その反面、結果から最初に話すとこんな感じになります。

「○○の件ですが、契約が成立しました。△△時に取引先にいって担当者の方と話をしました。そこで…以上が会議の内容です。」

 このように結果を報告の最初に言うだけで、会議の内容でどこが良かったのか悪かったのか瞬時に判断することができます。

ミスした時の対策を考えた上で報告する

 ミスは仕事をしている人であれば誰でも経験があるでしょう。人間は失敗から学ぶものなので、大なり小なり誰でもミスをしてしまいます。報告される側もそれは分かっているので、その人が仕事ができるか出来ないかは、ミスの対応次第で判断されます。

 例えば、顧客への納品が納期に間に合いそうにないケースでは「○○の納品が間に合いそうにありません。申し訳ございません。」このような報告では、ただ謝っているだけで本当にこの人に仕事を任せられるのか、報告される側も不安になってしまいます。

 ミスを報告する場合は、下記のように対策を考えた上で報告することが重要。「○○の納品が間に合いそうにありません。納品元にかけ合ったのですが納品元も在庫が無いようです。しかし他の営業所に在庫を見つけたので、そちらから在庫を回してもらうように手配しようと思いますが大丈夫でしょうか?」

 このように報告されると、ミスをした場合でも手を尽くしてる状況が分かりますし、他の営業所の在庫を回してもらうケースなどでは、社歴の長い上司が営業所の管理職に直接お願いしてくれて、スムーズに問題が収束する可能性もあります。ミスをしてしまった時には、自分がどのような対応をしているか報告するように心がけましょう。

グラフなどの資料を添えて報告する

 結果から報告することも大事ですが、売上報告や顧客獲得実績など数字に関する報告はあらかじめグラフにしておき、前日比や前週比が一目で分かる資料を添えて報告すると良いでしょう。

 報告される側は、報告する側に比べて仕事の経験が長い人が多いので、たとえ悪い結果を報告する時でも、「こういった時はこうした方が良い」などグラフを見て、過去の経験から対応策を提案してくれる可能性もあります。


 報告する側も慣れが必要で、特に役員などの偉い方に報告するときは緊張するもの。そんな場合でも、結果から報告しミスがあった場合は、どのような対応をするか数字を報告するときには、前日比、前週比の状況はどうなっているか、きちんと資料を準備して報告すると今まで報告で怒られてばかりだった人も、相手からちょっと違った反応が返ってくるかもしれません。

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