1. 書類の送付する時に添付する案内状を書くときの書式

書類の送付する時に添付する案内状を書くときの書式

 仕事で誰かに書類を送付する場合、事務部署に全てを任す企業もあれば自分達で出す場合もあるでしょう。注意したいのは、相手先に失礼にならない様な書式の送付書などをつけて送付する事です。

 資料を送付するとしても単にその資料だけを送付すれば良いのではなく、例えばFAXを送る際に送信票をつけるように、書類の送付時にも案内文をつけて送付する事が必要です。では、どの様な書式にすれば良いのでしょうか。

案内文書作成の導入部

 ほとんどの場合、A4用紙を縦に使う様式で案内文書を作成するでしょう。一番上には、右揃えで日付を記載します。

 官公庁の場合、この日付の上に文書を管理するための文書番号等が振られていたりしますが、自分の会社もそれを行っているならば管理部門に問い合わせて番号を取り、それを記載する必要があるでしょう。無い場合には日付のみで構いません。

具体的な書き方

 段落を変えて、次は左端揃えで送付する宛先を記載します。正式な社名、及び担当者の部署、そして担当者の肩書を書き、最後に担当者の氏名を様付けで記載します。

 この時、社名の後にスペースを空けて担当部署を記載し段落を変え、左揃えのまま肩書を記し、スペースを空けて氏名を記載、そして「様」をつける様にしましょう。段落を変えて、今度は右揃えで差出人を記載します。ここは、自分の会社の社名を記載しますが、その下が問題です。これは会社の規模や方針によって違うのでしょうが、例えば、全ての文書を社長名で出す方針の場合は「代表取締役」とします。

 肩書の後ろには氏名を記載しますが、このバランスにおいては様々です。社名の始まりに左揃えをして、肩書や氏名をバランスよく配置する場合もありますし、右揃えのままの場合もあります。どちらでも、失礼にはあたりませんから大丈夫です。

 段落を変え、今度はセンター揃えにして「タイトル」を記載します。「平成○○年○月からの消費税増税に伴う仕入れ価格変更のご案内について」など、送付した資料のタイトルを記載する様にしましょう。その下に本文が来ますが、文字の大きさをタイトルだけ少し大きくしてもかまいません。

 段落を変え、いよいよ案内文の本文になります。時期のあいさつ文を挿入し、日頃から運営等にお世話になっている旨を記載し、本題に移りましょう。ただし、この様式はあくまで案内文の書式ですから、本題は別紙にて添付した方が良いかもしれません。案内文の一番下には、担当者の氏名を記します。この担当者は、問い合わせなどに対して対応する直接の者にしましょう。

 以上が、書類に案内状を添付するときの方法です。送るときには、ぜひ参考にしてみて下さい。

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