1. ファシリテーションスキルを身に付けるためのポイントと会議の進め方の手順

ファシリテーションスキルを身に付けるためのポイントと会議の進め方の手順

 ファシリテーションは会議やミーティングなどで発言を促したり、話の流れを整えたりすることで会議の活性化や協働を行うためのマネジメントスキルです。

 会議の進行役であるならば、ファシリテーションの技術は是非とも身に付けておいてほしいものです。ここでは、ファシリテーションのスキルを身につけるコツや会議の手順についてお話ししていこうと思います。

ファシリテーションのスキルを高めるためのポイント

 ファシリテーションスキルを高めるために身に付けたいテクニックの1つとして、質問や要望を取り入れつつ発言を掘り下げるという能力が必要です。

 たとえば「なぜそう思うのですか?」「どうしてそう思うのですか?」という質問は話を掘り下げるための基本的な質問です。「何かほかに例を挙げてくれませんか?」「○○さんの話とどのように関連していますか?」などのように、質問を他の例や質問と繋げる努力をする事もよいでしょう。

 会議においては発言の少ないメンバーがいるかもしれません。そのようなメンバーは意見を出す事が苦手な場合が多く、こちらから声をかけて発言を促してあげましょう。

 例えば、こちらからその人に質問し、「あなたはこれについてどう思いますか?」等と話しを振ることで相手もそれについて意見を言う環境を設ける事ができます。また、発言の少ないメンバーを会議に取り入れるにはアンケート形式で意見を取り入れるという方法も一つの手です。質問に対する意見を紙に事前に用紙に書いてもらい、それを一人ずつ発表してもらうという方法もお勧めです。

 もし会議において沈黙してしまった場合でも、その沈黙を有効に使わなければなりません。沈黙するという事は、メンバーに考える時間を与えるという事です。考えた上での発言は、その発言に精度が加えられます。あまりに沈黙が長かった場合には質問をかみ砕いて説明し、もう一度質問したり回答例をこちらからいくつか提示してみるという方法もおすすめです。

良いファシリテーターによる会議の手順

 ファシリテーターが会議を開く際には、一方的な会議にせずにアイデアを創造し、問題解決を導くという形の会議が理想です。

 ファシリテーターはそのために必要書類等を各自用意させます。会議の進行手順としてはまず、本音で皆が意見を出し合える空間を作りだす必要があります。

 次に、質問を投げかけることにより議論を活性化させます。意見をホワイトボード等に順に書き出していくと参加者もそれを見て意見がしやすいです。会議の収束はいきなり終わらすのではなく、徐々に収束させていきます。

 ファシリテーション能力は、管理職ならば特に養っておきたいスキルです。これを高めることにより、社内でもよりよい意見を生み出して取り入れる事ができるでしょう。

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