1. 書類を整理するために便利な見出しを付けるときの工夫方法

書類を整理するために便利な見出しを付けるときの工夫方法

 書類を扱う業務なら、その量が多いと管理がいかに大変かを実感すると思います。そこで、どのように整理するかということになりますが、見出しをつけておくという工夫はおそらく誰もが行なっていることかと思います。

 問題は、その見出しをどのようにつけるのかということです。見出しの付け方によって、書類の整理もかなり楽になります。それでは具体的に、どのような見出しの付け方をすれば、整理する上でメリットあるのでしょうか。

大まかに必要度に応じて分ける

 まず最初に行うことは、その書類がどのような存在なのかによって分類することです。完全に保存用としてたまに閲覧する程度なのか、現在進行している業務に使用するために頻繁に使うものなのか、あるいは修正が入るために一時的に置いておくものなのかということです。

 それがわかるように、見出しをつけておけば、その書類をどう使う状態なのかがわかりやすくなるメリットがあります。

それぞれの状態の中で検索しやすいようにする

 保存用として保管する書類であるならば、あとはそれを必要とする時に探しやすいように見出しをつけておけばよいということになります。その見出しですが、何をキーワードにするかによって、見出しに記入する内容も変わってきます。

 例えば取引先相手ごとに分けるのか、業務内容によって分けるのか、何かのキーワードによるのかといった具合です。検索する時に必要とするキーワードはどのようなジャンルが多いのかを調べておけば、探す上で便利になるような見出しをつけることができます。

元に戻す時のことも考える

 頻繁に、しかも不特定の人が取り出すような状況であるならば、きちんと元に戻せるようにしておく必要があります。そこでも、見出しをつけておくことによって元の位置に戻すことができ、再びその書類を探しやすくなるというメリットがあります。

 どのような順番で整理するのか、ナンバーを振っておくのかは使いやすいように工夫をすればよいかと思いますが、いずれにしても探しやすく元に戻しやすいシステムとする必要があります。きちんとしたルールさえ作っておけば、検索も整理も楽になります。

 以上のように、見出しをつけるということは、探しやすく戻しやすいというメリットがあります。また、修正が入るような書類がある場合は、下手をすると他の書類に混ざってしまってどれがその書類なのか分からなくなってしまいます。そこでも、検索用の見出しの他にどのような修正が入るのか、また誰に依頼したのか、それはいつのことだったのか、そしていつまでに必要なことなのかなども見出しとして貼っておけば、うっかり忘れて放置しておくこともなくなります。

 書類の山ができやすい状況であれば、見出しの付け方を工夫すれば探し出したりする時間を大幅に短縮することができます。ぜひ実践してみてください。

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