1. 会議で問題点だと思った部分を資料に記載するときの書き方と気をつけるべきポイント

会議で問題点だと思った部分を資料に記載するときの書き方と気をつけるべきポイント

 会議では、新たな仕事や方針、目標などを設定する事もあれば、一度設定された目標や方針に対し、途中で振り返ってみて問題点があれば皆で改善策を検討し合って軌道修正していくという事もあるでしょう。

 この場合、会議の議題を考えて提供する側としてみれば、単に「○○○の中間評価について」とだけする事も出来ますが、会議を少しでも効率的に進めていくためには、あらかじめ現在抱えている問題点を資料として議題に添付しておく事はとても有効な手段と言えます。

会議で全員が発言する訳ではない

 この問題点の資料を作成する際には、もちろん自分なりの観点から作成する事も出来ますが、それよりも、1人でも多くの人の意見を盛り込んでおくと更に有益になります。

 会議で発言する事が苦手な社員がいるとしましょう。今のプロジェクトの問題点について的確な分析が出来ているその人が、人前で発言する事が苦手だからと言ってその分析を個人の中にしまいこんでしまうのは、企業にとってもったいない事です。そのため、事前に問題点の資料を作成しておく事が必要になります。それでは、どの様な書き方をすれば良いのでしょうか。最初から議題として問題点を掲げる為に、失礼ではない書き方があるのでしょうか。

問題点とは結果ではない

 議題に中間評価が挙げられているとしましょう。数字で表せる場合は分かりやすいでしょうか。例えば営業目標において、半年を過ぎた段階で年度当初計画した目標の1/3しか到達されていないとしましょう。この時、「半期経過時の達成は目標の1/3であり、このままでは目標達成が危ぶまれる」という様な評価が載せられているとしましょう。そして、会議においてこの改善策を話し合う事になります。

 そうなると、目標達成が1/3でしかない理由を1から考えないといけない訳です。しかし本当はそれこそが問題点なのであって、1/3しか達成できていない事はあくまで結果でしかありません。恐らく営業チームなどは、週の初めなどに個人としての進捗状況を報告し合い、それをチームとしての情報として共有する事が多いでしょう。また、チームとしての進捗状況をホワイトボードなどで見える化している場合もあるかもしれません。ということはつまり、今の1/3という結果に至る経過を1人1人が知っているという事になります。

 それならば今まで半期、過ごしてきたなかで「もっとここをこうすれば」という様な事や「この方法は効果的だ」という分析が各々出来るはずです。そのため、会議に提出する問題点の資料としてそこまで書いておくと、実際の会議がより効果的に進む様になります。

詳細まで挙げる必要はない

 問題点に分析まで挙げる書き方で注意したいのは、あまり細かくなり過ぎない事です。会議に出席する上司などは既に経験がある人たちですから、分析した事の項目だけでも載せておけば、ある程度は理解出来る事でしょう。

 また、あまり個人的な見解だけを記さない事も気をつけたいことです。もしも、自分としてはこう思っているんだけれど他の社員は違う様に感じているのであれば、こういう分析もあるがこうともとれる、という様な両方の見解を載せておく事が出来ます。
 
 会議とは、人がたくさん集まる場所です。1 人でも多くの人が集まれば1つでも多い考え方が聞けるものです。会議になると発言出来ない人が居てその人の分析を反映させようとしたとしても、あまり1人の意見に固執しない様にしましょう。

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