1. 書類の作成をするときに意識しておきたい2つのこと

書類の作成をするときに意識しておきたい2つのこと

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 書類を作成するときは、意識的に取り組みたいことが幾つかあります。書類をうまく作成するためにも、明確に意識を持って取り組みましょう。ここでは、書類の作成をするときに意識しておきたいことを紹介したいと思います。

1. 正確な内容を書く

 書類の間違いは大きな被害をもたらします。書類は、その場限りの口頭の内容とは違い後に残るからです。ゆえに正確な内容を書かなければなりません。正確な内容とは、間違っていないことと、曖昧ではないことです。間違いを無くす為の最も有効な方法は、作成後の見直しではないでしょうか。書類作成の作業において、見直しは何よりも重要な作業です。作成直後、いったん時間を空けて確認したり、別の人に読んでもらったりするなど、様々な方法で見直しましょう。書類の内容を見直すことで、間違いを無くす事ができます。また、書類の内容を曖昧でなくするためには語尾と主語に気をつけましょう。これは客観的事実なのか、主観的意見なのか、読み手主体の内容なのか、物事主体の内容なのかが正確に分かるように作成しましょう。

2. 読み手に分かりやすい内容を書く

 いくら正確な書類でも、意味が伝わらなければ意味がありません。読み手を意識した書類を作成しましょう。文章や図などを含むそれぞれの要素の表現方法はもちろんですが、読む順番や読み手の目線を意識すると分かりやすい書類が作成できます。情報が正確であったとしても、読み手が書類のページを何度もめくったり、上下左右を目まぐるしく読みなおさなければならないような書類は、良い書類とは言えません、読み手の読む順番をページ毎にあまり変えなくてもよくなるように工夫すると良いでしょう。


 ここでは、書類を作成するときに気をつけたいことを紹介しました。書類は、公式な文章であるので、間違いをしないことはもちろんですが、しっかりと読む人に伝わる書類を作成するようにしましょう。

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