1. 会議で作成した議事録を共有するまでの常識的な期限

会議で作成した議事録を共有するまでの常識的な期限

 会議で決める事の中には、それを実行するまでの期間が短いものと中長期的なものなど色々な決定事項があります。これは、仕事の内容にもよれば仕事の種類によっても違います。

 会議をする時は必ず議事録を作成しますが、議事録作成の目的は決定事項や話し合われた内容などを社員に周知し、各々がしっかりと把握しながら業務を行っていくという意味合いもあります。そのため、会議が終了し議事録が作成され、それを社員が共有するのに早ければ早い程良い事なのです。では、一般的な常識として、この議事録を共有するまでの期限というのはどの程度なのでしょうか。

平日出勤が普通な会社の場合

 例えば、基本的に平日は全ての社員が出勤する様な会社であれば、月曜日に行なった会議の議事録を当日中か火曜日までに作成終了したのならば、全員が平日中に確認出来るでしょうから、2~3日のうちにはその情報を共有しておく必要があるでしょう。

 しかし、夜勤などの交代制の仕事においては、その一週間がずっと夜勤であったり、週の間に夜勤も昼間の仕事も入ってくる様な場合は、一週間ぐらいは期限を設けておかなければ共有する事は難しいかもしれません。

決定事項の重さで変動する

 水曜日に会議を開催した場合、来週の月曜日にはその会議で決定された事を実行に移さなければならないという場合はどうでしょうか。この場合、議事録を作成する担当者に一番ウエイトがかかってしまう事もありますが、会議から一両日中には議事録の共有を行なっておかなければ、業務に支障が生じる場合があるでしょう。

 決定された事を実行するまでの期間がもっと長い場合は、やはり議事録が作成されてから2~3日中というのが、一般的な常識の範囲と言えるでしょう。

その企業の社風に従う

 中には、会議が行われたらその日のうちに必ず議事録を提出しなければならず、しかもそれを上司の目を通して決裁を取る必要があり、更にその議事録を共有するのには翌日の一日のみ、という期限を設けている厳しい会社もあります。スピードが命である職種の場合は、まさにこの状態が多いかも知れません。

 そもそも、大切な事を決めるために会議が開かれる訳ですから、議事録作成が遅れれば、その分議事録の共有が遅れればさらに大切な事を浸透させる日が延びてしまう訳です。そのため、ここで挙げられた様なタイトなスケジュールを期限として動く企業があっても止むを得ないかもしれません。

 多くの場合、議事録の作成は比較的新しい社員に任される事でしょう。議事録を読みやすく作るには、実は自分の会社の仕事をしっかりと把握しておかなければ出来ない大切な仕事です。この議事録作成の仕事によって、新入社員のスキルアップを図る企業も多くあるでしょう。

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