1. 上司に対してミスの報告をする時のポイントと例文

上司に対してミスの報告をする時のポイントと例文

 誰しも仕事においてミスはしたくないものですし、もしミスしてしまったとしたら気分が沈んでしまいますよね。一人きりの自営業ならばこのミスを誰かに報告する事もありませんが、会社組織の一員としては、必ず上司やチームに報告しなければいけないでしょう。

 では上司に報告する際、どの様な報告をすれば良いのでしょうか。ここでは、文書で報告するものとして、その例文を考えてみましょう。

社内でひな形があったらそれに沿う

 当然ながら、自分の勤めている会社でひな形があったら、それに沿った内容にしましょう。先輩社員に聞けば教えてくれるでしょうし、新任社員研修の時に紹介があるかもしれません。

 きちんと指示に従わないといけない場合もありますので、まずは一度社内を確認してみましょう。

ひな形がなかった場合

 まず、起こしてしまったミスを日時や相手がいるなら担当者の氏名も含めながら事実のとおりに報告しましょう。例えば次の様です。

 「○月○日、○○商事の○○様と打ち合わせの約束をしていたのに、時間に遅れてしまい、打ち合わせをさせて頂く事が出来ませんでした。」

 次に、起こしてしまったミスがなぜ発生したのかという事を、言い訳にならない様に分析する様にしましょう。

 「このようなミスを起こしてしまったのは、自分がその約束を覚えていなかったためです。私自身の責任です。」

 これを、言い訳を含めてしまうと「前日までは覚えていたのですが、その時になってすっかり忘れてしまい〜」や「十分余裕をもって出かけたつもりでしたが、不慮の出来事によって電車のダイヤが乱れ〜」という様に、自分はこれこれやっていたのに〜という言葉を入れてしまう事によって、言い訳となってしまいます。言い訳は社会人として見苦しいので止めましょう。

 そして最後には、二度と同じミスを繰り返さないためにどんな努力や工夫が出来るのかという解決策を述べる様にしましょう。一つ目の原因についての改善策として考えられるのは、「約束がある時には、前日の仕事が終了する前に翌日のスケジュールを確認します。当日出社したら、その日のスケジュールを再度確認します。また、もしも忘れてしまった時の為に、向かうのに間に合う時間に、アラームをセットする様にします。あるいは、同僚にその日の予定を話しておき、情報を共有するようにします。」という様な事が考えられるでしょう。

 二つ目の改善策については、「今回の様に、公共の交通機関で何かの事態が生じた時でも、他の交通手段で間に合うように会社を出る様にします。もしも早く着くようであれば待ち時間を活用できる様に、自分のタブレットで仕事が出来る様にあらかじめ準備をしておきます。」という様な事が考えられます。

 上司へ報告する際、口頭で行う場合であってもこれらの例文に沿って報告する事が出来ます。事実を伝え、原因を言い訳せずに伝え、そして改善策を伝えるという事が大切なのです。

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