1. 会議で使うアジェンダを書面に起こすときに必要な書式

会議で使うアジェンダを書面に起こすときに必要な書式

 何においても、仕事にはスケジュール管理というものが重要になってきます。これは、目的を達成するためには欠かせないものです。仕事は、例外はなく全てのものにおいて目的があるでしょう。そんな事はないと思ったとしても、それは単に意識をせずに仕事をしているだけだと言えます。

 これは会議においても同じ事で、効果的な会議にするという目的があるとすればそれを達成するためにアジェンダ、つまり予定表を作成する事は重要です。その場合、どの様な書式にすれば良いでしょうか。

会議は長時間やれば良いものではない

 人間は、1つの事に集中している事が出来る時間は限られていると言われています。1つの事と言っても、会議においてたった一つの議題を話し合う事は少ないでしょうから、会議の内容としては複合的なものになるでしょうが、いずれにしても長い時間同じ場所に拘束されても、良いアイデアを生みだす事は難しいと言えます。

 そのため、まずは一つの会議の時間を2時間程度で設定してみましょう。そうすれば開始時間と終了時間を予定表に落とし込む事が出来ますね。

アジェンダの書式は簡潔で見やすいもので

 予定表と言えば、大体時間軸に沿って作成されるものです。予定表を作成するとして、左側に時間をもってくるのか上にもってくるのかは、縦書きか横書きかという違いだけであってさほど差はありません。

 ただ、今のビシネスシーンでは多くの場合が横書きですから、ここでは横書きを主体に話をしていきましょう。通常会議の議題だけを記したレジュメだけであれば、項目別の番号があってその右に議題が書かれている事でしょう。

 アジェンダを作成する際、アジェンダだけ別の用紙にする事は非効率的かもしれませんから、項目別の番号の左か上に目安の時間が記されているのが最も簡潔なアジェンダの書式と言えます。

アジェンダの言葉の意味とそこから読み取れる必要性

 もともとアジェンダには、やらなければならない業務という意味があります。つまり、会議においてその議題をどのくらいの時間で話し合わなければならないかという事を実際に目に見える形で記した物がアジェンダになる訳ですから、基本的にそれを守っていく必要があるという事です。

 当然、話し合う内容を薄くして設定されている時間をクリアしても仕方ありませんから、意見を活発に出し合って時間を短くするには、事前の準備や会議に出席する一人一人の心構えがとても重要になってきます。

 もちろん、アジェンダを作成する際にやみくもではなくて確かな推測からスケジュールを割り出さなければなりませんから、作る方も重責です。しかし会議の議題もスケジュールも、あくまで社員の協力によって成功が成り立つという事を理解しておきましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する