1. 引き継ぎ期間に効率よく業務内容を引き継がせていくためのポイント

引き継ぎ期間に効率よく業務内容を引き継がせていくためのポイント

 年度末は人事の異動や退職などがあって、いつもの業務にプラス引き継ぎという大変な仕事をしなければならない時期でもあります。

 引き継ぎはある程度の規模の職場になれば必須とも言えるものですが、実際に自分が引き継ぎをする立場になってみないと、引き継ぎの時に何をして良いのかという事がなかなか分かりづらいものでもあります。上司としては、この引き継ぎの期間に教えておくべきことがあるはずなので、この機会を上手に使うようにしましょう。

上司自身が引き継ぎをしなければならない場合

 上司である自分が異動や昇格、或いはもしかしたら降格などで引き継ぎを行う立場となる事があるでしょう。この時一番良いのは、「引き継ぎはこうやってやるんだ」という手本が見せられる事です。
 
 引き継ぎの期間内に、どんな事を・誰に・どの様に引き継げば良いかという事を、自らの手本を持って示しましょう。ただ、上司が引き継ぐのは上司が行っていた仕事なので、部下がその内容を知るという事は基本的には少ないでしょう。この場合、細かい事は指導出来なくても、例えば自分のスケジュール管理などにおいて伝えていく事が出来ます。

 引き継ぎの期間は、多くの企業はほとんど時間をとらないでしょう。実際に行動で引き継ぐ事ならまだしも、書類だけで済んでしまうのであれば尚更です。この様な場合、上司が自分の仕事を引き継ぐ準備をするために、自分のスケジュールをどの様に調整しているのかという事が実際に伝えられます。単に残業してやっていくという解決方法に留まらず、日中の仕事からどんな調整をするのかがカギとなります。

部下の引き継ぎの期間に一緒に指導しておくべき事

 部下が異動なりで引き継ぎを行わなければならない場合、上司はその業務を監督する必要があります。なぜなら、異動した後に変わらない状態で業務を管理していかなければいけないのは、上司自身だからです。

 この時、部下にどの様な指導が出来るでしょうか。引き継ぎ書を作成させる事はもちろんですが、その時に重要な観点として自分を主体として作成しないという事があります。つまり、担当者が分変わってしまうお客様・前任者の後を引き継がなければならない後任者の立場に立つ事です。

 引き継ぎ書は、単なる事項を並べていけば良いもので人が関わっているはずです。それらを加味した上で自分以外の人を思いやった引き継ぎ書を作成する事が出来れば、上司としても担当が変わった後もそのチームを管理していく事がやりやすくなるでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

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