1. 「手書きの送付状」を簡単作成!ーデキるビジネスマンの必修テクニック

「手書きの送付状」を簡単作成!ーデキるビジネスマンの必修テクニック

by 三二四版畫工作房
 ビジネスシーンにおける書類送付の際の送付状は、欠かせないものと言えます。大体どの会社も、文書の受付窓口がありますから、まず文書を開封するのはその担当者です。この時、送付状があれば、一体誰当ての書類なのかという事が一目で分かります。最近は、ほとんどがパソコン打ちになりましたが、手書きには思いが込められるので、その良さはパソコンには出せません。ただし、文字に自信がある人なら良いのですが、手書きはちょっと…と思っている人、その様な人は、手書きの送付状を簡単に済ませる事が出来れば便利ですよね。では、その方法をみてみましょう。

【1】簡単とは言っても最低限のルール

 日付、宛先、送り主は最低限のルールですね。また、送り主である自分の会社の社名を省略する事も、簡素化するなら許される事でしょう。省略と言っても社名自体を変えるのではなく、株式会社を(株)とする、などですが出来れば、宛先の社名や担当部署、担当者名は正式な事を記載しましょう。

【2】文面は簡単に

 通常の送付状は、季節の言葉を取り入れた挨拶文から始まる事が多いものです。春ならば「早春の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます…」という様な感じですね。そして、「平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます」というお礼の言葉へと続くかもしれません。手書きで簡単に送付状を済ませるのならば、ここを簡素化する事が出来るでしょう。まず、季節のあいさつ文は、どうしても入れなければならないものではありませんから抜いても構いません。また、お礼の言葉も「日頃から大変お世話様になっております。」程度で終わらせる事が出来るでしょう。さらに、その後詳しく記すのではなくて「先日ご依頼のあった書類をお送りいたしますのでご査収ください。」程度でまとめる事も出来ます。

【3】相手をよく選ぶ

 単に手書きで送付状を書くだけだとしたら、綺麗な字で書けるのならどこに送っても良いでしょう。やはり手書きは温かみがありますから。ただし、今回考えたように、手書きで簡単に済ませようとするのであれば、当然ながら、それを送って許される相手先に限定しなければなりません。たとえ、担当者同士では「簡単な送付状にしますので…」と話が出来ていたにしても、会社の文書受付担当者が見れば失礼だと感じさせてしまう事もあります。この場合、封筒に細かい宛先を記す事によって、開封せずに担当者まで回る可能性もありますが、文書管理を行っている会社は、受け付けた文書に番号を振りますので、開封せざるを得ません。ですから、この送付状で送る先はよく考えてからにしましょう。


 パソコン作成の書類が一般的な中、やはり手書きの文書は相手に対しての「思いやり」が伝わることでしょう。特に送付状は書類が送られてきて一番初めに目にするものなのでなおさらです。毎回手書きで、というのは難しいかもしれませんが「ここぞ」というときには手書きはオススメの手段です。

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