1. 【ちょっとしたビジネスマナー】書類を送付する時に必要な「添え状」の書き方

【ちょっとしたビジネスマナー】書類を送付する時に必要な「添え状」の書き方

by jenny downing
 ビジネス上で、顧客先・取引先などに書類を送付する時に、必要な書類だけを送付するという事は基本的にはあり得ません。一般的に、添え状(送付状)を一緒に添付する事が常識となっています。これは、単に挨拶文を記すというだけではありません。この書類を送付したのが誰か、誰宛に、どの様な目的で送付したのかを、添え状で明らかにするからです。これは、ビジネスでは大切な視点です。では、添え状の書き方を見ていきましょう。ここでは、一般的に添え状に使用するA4縦サイズで話を進めていきます。

1. 日付

 その書類を、いつ付けで送付したのかという事がわかる様に、一番上の一番右に日付を記します。文字のサイズは、少し小さめでも構いません。

2. 宛先

 日付の下に段落を変えて、宛先を記します。この宛先は、先方の正式名称にしましょう。株式会社はよく(株)と略されますが、ビジネス上の文章でこの省略を使用すると、あまり好まない方もいらっしゃいます。

 ですから無難に、正式名称を記しましょう。また送付する書類が会社宛という事はあまりなく、会社の中の担当者が決まっているでしょうから、会社名の下に担当者の氏名も記しましょう。肩書があれば、肩書きも記します。

3. 送り主

 自分の事です。宛先から段落を変えて、今度は右揃えで送り主を記しましょう。社名も入れるので基本的には省略しないものですが、会社の習慣などによって省略している場合もあります。ですから、自分の会社の方法に従いましょう。そして、会社名の下に段落を変えて、自分の名前を記します。押印する場合には、自分の名前の最後の文字にかかる様に押印すると良いでしょう。

4. 添え状のタイトル

 タイトルは、どんなものでも構いません。一番シンプルなのは「書類送付のお知らせ」とか「書類送付のご案内」というものでしょう。もっと詳しく記載しても構いません。例えば「消費税増税に伴う仕入れ値の変更についてのご案内」という様に記せば、受け手側もより解りやすいでしょう。特に、事前に電話などで書類送付の話をしていない場合では、この様なタイトルがついていると一目で何の用件かが把握出来るため好ましいです。

5. 本文

 本文は、まずは決まりきっていますが挨拶文からはじめましょう。前文とも言います。「拝啓時下ますますご清栄のことと…」という文章です。次に、どんな内容の書類を送付するのかの主文を記します。そして最後に結びの言葉、末文を記しますが、この時注意したいのは、「ご査収ください」という言葉です。

 この言葉は、その添え状と別に書類を添付していて、その書類を確認してもらう場合には有効な言葉ですが、案内状だけで書類が終わってしまう場合などは、ご査収、つまり調べたり、確認したりする書類が無いわけですから、使用しない方が良いでしょう。今回は、書類送付の際の添え状について考えていますので、問題ありません。


 ビジネス上では、ちょっとした事が相手に対して失礼にあたる事があります。上司や先輩社員から、自分の会社のルールをしっかり教えてもらい、会社にとって損につながる事がないように注意しましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する