1. 会議を効率化させるために知っておきたい「アジェンダ」の作成テクニック

会議を効率化させるために知っておきたい「アジェンダ」の作成テクニック

by kawanet
 会議の無駄な時間を省く方法として、アジェンダを作成するという方法が挙げられます。アジェンダを効果的に使う事ができれば、会議でのタイムロスをなくし、会議を円滑に進め、時間内に終わらす事ができるでしょう。ここでは、会議の効率を良くするアジェンダの作成のポイントについて話していきます。

アジェンダの作成テクニック

 アジェンダに必要とされている項目は以下の通り。まず「日付」「会議の始まりの時間と終了時間」「場所」「議長」「書記」「出席予定者」「配布資料」です。これらは基本事項になり、誰がいつどこで会議を行うかという点を明確にしてくれます。次に議題について書き、具体的なテーマと、終着点を記します。

 また会議における、事前資料や事前準備、持参するもの等もタイムテーブルとして用意しておくと便利です。事前資料では、テーマに対する終着点と、これまでに達成されている成果や参加者に期待することについて示します。持参するものに関しては、持参して欲しいもののリストを作成しておくと好ましいです。

 タイムテーブルは、論点の構成も設けておく事がよいでしょう。例えば「現状の報告に10分」「問題の洗い出しに20分」「問題発生の原因解明に20分」「施策アイデア抽出に30分」と厳密に流れを区切る事で、テンポよく会議が進みます。また細かく時間を設定することで、時間が次の議論にずれ込むことを防ぐ効果もあるのです。

 これらの項目を当日ホワイトボードに書き出すことにより、参加者全員に共通意識が生まれ、会議の効率化に繋がります。前日の内に会議出席者にメールで送っておくと、関係者は会議の意義や目的と強く認識できるはずです。

会議の生産性をより一層高めるために

 会議の生産性を高めるためには、アジェンダにおいて事前に「話さなくてもいいこと」を決めておく事もおすすめ。これは意外と盲点で、「話さなくてもいいこと」を決める事により、脱線を防ぐ事ができ、当日の議論の混同や混乱も防ぐ事が可能になるのです。会議とは、全関係者が出席する話し合いのことで、個人的な話はいつでも出来ます。

 そのため、「全員集まった時にしかできないこと」を話しあう事により、会議の意味合い性は深まります。できるだけ効率良く会議を進める為には、少人数で話して解決できるような議題は避け、全員で話し合わなければならない事項を最優先し、会議を行いましょう。


 以上、会議の効率を良くするアジェンダの作成のポイントを紹介してきました。会議は、気づいたら長い時間が経過していたりするもの。事前にアジェンダを作成し、より内容の濃い会議にしていきましょう。

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