1. 【お詫び例文】書類の郵送、提出が遅れたときの「送付状/メール」書き方

【お詫び例文】書類の郵送、提出が遅れたときの「送付状/メール」書き方

【お詫び例文】書類の郵送、提出が遅れたときの「送付状/メール」書き方 1番目の画像

 「取引先に送る書類作成に時間がかかって送付が遅れた」「書類を送り忘れた」などのミスをした場合、書類を郵送する際に同封する送付状や、郵送後に送るメールにはお詫びの言葉が欠かせない。

 遅れたときの送付状やメールに用いるお詫びの言葉、誠意の伝わる文面の書き方などを例文付きで説明しよう。

書類の郵送、提出が遅れたときの注意点

【書類の郵送、提出が遅れたときの注意点①】遅れの理由は事前に電話で説明しておく

 書類送付が遅れそうなとき、書類郵送を失念していたことに気づいたとき、最も大切なことは「真っ先に先方に電話を入れること」だ

 場合によっては先方から問い合わせの連絡が入ることもあるだろう。

 書類の郵送や提出を遅れたときには、とにかく電話で遅れていることをお詫びし、その理由を説明しなければならない。

 社内書類の提出が遅れる場合は、すぐに上司や提出先の人に「遅延の旨と遅延理由」を伝えよう

【お詫び例文】書類の郵送、提出が遅れたときの「送付状/メール」書き方 2番目の画像

 簡単な書類なのに遅れている場合、先方は「忘れているにちがいない」とわかっている可能性が高い。

 無理な言い訳をすると油に火を注いでしまい、かえって逆効果になってしまう恐れがある。

 言い訳はせずに「私の不手際です」と自らの非を認め、誠心誠意お詫びしよう。

【書類の郵送、提出が遅れたときの注意点②】送付状/メール文ではお詫びの言葉を最小限にする

 郵送で書類を送付するのは「書類の郵送、提出が遅延した理由を電話で説明した後」だ。

 書類に同封する送付状には、長々と遅延の理由を説明することは不要。先方がさらに不快な思いをする可能性が高いからである。

 送付状でのお詫びの言葉は必要最低限にして、ビジネスレターとして適した文章を作成しよう。

 また、上記と同様の理由で、書類を郵送した後に送るメールにおいても長々と遅延の理由を記す必要はない。

【書類の郵送、提出が遅れたときの注意点③】郵送後に

 書類の郵送や提出が遅れた場合、郵送後に送付状とは別にお詫びメールを送ろう。

 メールには郵送した書類を「いつ発送して、いつ到着するのか」まで記載してほしい。

 また、社内で書類提出が遅れた場合、お詫びメールと提出書類を同時に送ることになる。

 「社外向け・郵送遅延の謝罪メール」と「社内向け・提出遅延のお詫びメール」の文例を参考に、しっかりと相手にお詫びの気持ちを伝えよう。

【社外向・例文】書類の郵送が遅れたときのお詫びメール

  • 【件名】
    ◯◯遅れのお詫び

    【本文】
    株式会社◯◯
    ◯◯部 ◯◯課 ◯◯様

    平素より大変お世話になっております。
    株式会社◯◯の◯◯です。

    先日は◯◯(資料、書類名)の郵送が遅れまして、
    誠に申し訳ございませんでした。

    郵送が遅延してました書類につきましては
    本日郵送が完了し、○月☓日(曜日)に到着する予定です。

    書類郵送の遅延により貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、
    心よりお詫び申し上げます。

    今後このようなことがないように十分留意してまいります所存です。
    何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

    今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

【社内向・例文】書類の提出が遅れたときのお詫びメール

  • 【件名】
    ◯◯遅れのお詫び

    【本文】
    ◯◯部 ◯◯課 ◯◯様

    お疲れさまです。○○部の△△です。

    ◯◯(資料、書類名)の提出が遅れまして、
    誠に申し訳ございません。

    本メールの添付にて
    ○○(書類名)のご確認をお願いいたします。

    今後は提出が遅れないように十分留意してまいります所存です。
    よろしくお願い申し上げます。

送付状の書き方

送付状に書くべき「お詫びの言葉」

 送付状に書くべきお詫びの言葉としては、「大変遅くなり、申し訳ございません」「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。深くお詫び申し上げます」などが挙げられる。

【例文】送付状に書くべき「お詫びの言葉」

  • 「大変遅くなり、申し訳ございません」
  • 「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」
  • 「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。深くお詫び申し上げます」

 心がけておきたいのは、通常のビジネスレターよりも丁寧な語調にすること

 例えば「申し訳ありません」よりも「申し訳ございません」のほうが、お詫び状やお詫びメールには適切な語調になる。

 お詫びの言葉を綴る前後の文章を含めて、例文を紹介しよう。

【お詫びの送付状の書き方】「時候の挨拶」は書く?省略する?

 なお、お詫びの送付状は急ぎの書状になるため、「時候の挨拶」は省略するのが無難だ

 「晩春の候」などと書くと、悠長でのんきな印象になってしまう。

【例文】お詫びの言葉を綴る前後の文章の流れ

 最後に、送付状に書くべき文章として、例文を1つ紹介しよう。

お詫びの言葉を綴った送付状の例文

  • 謹啓

    時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。
    平素より格別なお引き立て(御愛顧)を賜り、誠にありがたく御礼申し上げます。

    さて、大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致します。御査収賜れば幸いでございます。

    今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。

    今後とも相変わらぬおつきあいを賜りますよう、伏して(心より)お願い申し上げます。

    謹白

 頭語を「謹啓」としたのは、「拝啓」よりあらたまった印象を与えられるから。「謹啓」を頭語とした場合、結語は「謹白」になので注意しておこう。

 普段使わない言葉を使うことによって、「深くお詫びしている態度」を表現できるのだ。

 そして何よりも大切なのは「内容は簡潔に」すること。これが最大のポイントだ。

 「拝啓」を使う場合、結語は「敬具」になるように、頭語にはそれぞれセットとなる結語が存在する。

 きちんと頭語と結語がセットになっているか確かめた上で、封をしよう。


 書類の送付が遅れてしまった際の送付状に書くべき言葉を例文を交えて紹介した。

 ビジネスマンとして提出書類の遅れは避けたいところだが、もし遅れてしまった場合は、本記事を参考に誠意のある対応を心がけよう。

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