1. 部下に書類作成を依頼する際に気をつけるべき3つのポイント

部下に書類作成を依頼する際に気をつけるべき3つのポイント

by marfis75
 部下が新入社員として入ってくれば、書類の作成を依頼することが出てくるでしょう。しかし、部下は書類の作成など慣れていないことが多いため失敗もよく起きます。そのようなことが起こらないために注意すべきポイントを紹介します。これらを意識しておけば部下もミスせずに自分が思っていた通りの書類を作成してくれるはずです。

1. 書類作成の目的を伝える

 まず、部下に依頼する書類が、何の為に使用するのか、つまり誰が読んで、誰がそれを活かすのかという事を伝えて、どんな情報を書類に記載していけば良いのかという事を指導し、考えてもらう必要があります。そうしないと、書類を読んだ人が読み終えた時に得られる情報として、満足のいかない結果になりがちだからです。

2. 書類の目的によってひな形を変える

 例えば、報告書系の書類であれば、実際に達成した業績や不足な物を事実通りに報告する書式が必要ですが、何かの会議や検討会の報告といった書類は、議事録の様な書式を使う必要があるでしょう。その様に、目的に沿った書類の種類を選択できる様な力量を身につける事を指導する必要もあります。

3. 書類作成の期限を伝える

 どんな仕事であれ、期限は必ずあります。期限を守ってこそ、真の社会人と言えるでしょう。書類作成を部下に依頼する場合であっても同様で、いついつまでに完成させるという事を依頼時に伝えます。なおこの際、上司として一度目を通しておかなければならない場合は、自分でそのスケジュールを組み立ててもらう事も、部下を育てる上では必要な事でしょう。この様にすれば、部下は自分から、自分の業務の組立を行えるようになり、さらに自分から上司にそれを報告してくれるようになるでしょう。強制的にやらせても、言わなければ出来ない社員が育つだけです。自主性を大切にしながら、指導する様にします。


 あと注意したい点としては、段々と書類作成の腕が上がっていくのだという事を考えると、上手に出来なかったからといって最初のうちに怒ってしまってはいけません。最初に、時間をかけてじっくりと身に着けた事というものは、後になっても抜けないので、長い目でみれば会社にとって有益になります。自分も、上手に作成出来なかった時期があった事を思い出し、辛抱強く指導する様に心がけましょう。

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